La tecnologia può aprire nuove opportunità per le aziende che pianificano il futuro. Se usata nel modo giusto, può portare vantaggi significativi in termini di automazione di compiti ripetitivi o laboriosi e analisi di enormi quantità di dati di mercato ricchi di informazioni. Può anche avere un impatto diretto su come un’organizzazione pianifica dove viene svolto il lavoro.
In un senso puramente funzionale, i progressi nella tecnologia delle comunicazioni significano che la posizione fisica è ora meno rilevante, per alcuni tipi di lavoro. Molte persone possono svolgere alcune o tutte le loro attività lontano da un posto di lavoro centralizzato. Potrebbero lavorare da casa, in uno degli altri uffici dell’organizzazione, di un cliente, sul treno, in un bar, da un’amaca su una spiaggia, insomma, in qualsiasi parte del mondo.
Ci sono molte aziende tecnologicamente in grado di lavorare senza un posto di lavoro fisso, e questo è destinato ad aumentare nei prossimi anni. Alcune organizzazioni hanno mostrato un reale impegno nel renderlo un modello funzionale. Ci sono anche molti opinionisti che sostengono i vantaggi del lavorare da remoto anche per gli affari.
Eppure, guardando fuori dalla finestra dell’ufficio nel cuore di Londra, pullula di gru e attività di costruzione su larga scala di nuovi edifici. Si può supporre che questa sia un’indicazione della continua richiesta di immobili commerciali di primo piano nello Square Mile. Il quadro potrebbe essere diverso in altre parti del Regno Unito, ma la maggior parte delle aziende ha ancora bisogno (e vuole) una base fisica da cui operare – un luogo in cui la loro cultura può prosperare e i loro lavoratori possono radunarsi e collaborare.
Per la maggior parte delle organizzazioni, non avere una base fisica dedicata sarebbe un passo troppo lungo. Esistono molti validi motivi per mantenere un ufficio, dove i dipendenti possono essere gestiti e supervisionati in modo appropriato, le idee possono essere scambiate e le persone possono imparare le une dalle altre. Solo una parte significativa dei lavori deve essere svolta sul posto, e continuerà a esserlo anche se alcuni tipi di attività alla fine saranno automatizzati.
Tuttavia, la sensazione è che le aziende siano sempre più aperte riguardo a dove i loro dipendenti svolgono il loro lavoro. Gli affitti commerciali sono costosi, quindi c’è un incentivo ad essere più flessibili, innovativi ed efficienti nell’uso degli spazi di lavoro. I benefici di determinati ruoli eseguiti in remoto si possono vedere sia per l’organizzazione che per il lavoratore.
Quindi è il momento di valutare come organizzare dove i dipendenti svolgeranno il loro lavoro?
Spazi di lavoro moderni
Se ridisegni il tuo spazio di lavoro in base alla tua visione di ciò di cui l’azienda avrà effettivamente bisogno tra cinque anni, che aspetto avrà? Vuoi spostarti dalla tua posizione attuale? Avrai più o meno persone che lavorano sul posto? Di cosa avranno bisogno per svolgere correttamente il loro lavoro?
Per le organizzazioni che non stanno cercando di trasferirsi nel breve-medio termine, c’è molto che si può fare per ottenere il massimo da ciò che hanno. Questo non riguarda solo l’uso efficiente dello spazio, ma anche la configurazione del luogo di lavoro per incoraggiare un ambiente collaborativo e di supporto.
Molte aziende ora prevedono modalità di lavoro open space o “hot desk”. Entrambe possono dividere l’opinione, in particolare se si sta cercando di convincere i dipendenti ad uscire dai loro preziosi uffici privati. Ma quando sono fatte bene, hanno il potenziale per fare la differenza. Passare ad un open space può rafforzare lo spirito di squadra, creare un ambiente di apprendimento migliore e livelli più elevati di interazione tra team. È importante sottolineare che tutti devono essere rispettosi dello spazio condiviso, senza che crei un’atmosfera negativa.
Un recente studio di Harvard ha concluso che gli uffici open space danneggiano effettivamente il lavoro di squadra e la produttività, con un notevole calo nell’interazione faccia a faccia e un aumento del traffico di e-mail. Forse è nella natura umana trovare altri modi per superare le barriere e preservare un certo grado di privacy. Senza chiudere la porta dell’ufficio, la cosa migliore da fare è collegarsi alla musica o semplicemente fissare lo schermo, per scoraggiare le interruzioni. È certamente vero che i benefici collaborativi sono ridotti se tutti passano la maggior parte della giornata indossando gli auricolari o le cuffie antirumore. Ma forse ci sono alcuni limiti che possono essere impostati, per accentuare i lati positivi del lavoro in un open space.
Un approccio simile può essere preso per l’“hot desking”. Vi sono ovvi benefici potenziali, ma funzionerà solo nel contesto di una cultura autenticamente collaborativa e “non proprietaria”. Se alcuni lavoratori si sentono costretti a cercare una scrivania o a lavorare alle 6 del mattino per assicurarsi il loro “posto normale”, ciò porterà inevitabilmente alla tensione (e ad alcune delle strategie di privacy sopra menzionate). Ma può funzionare bene, se ci sono chiare regole di base e le persone sono contente di sedersi accanto a qualcuno diverso ogni giorno.
Alcuni datori di lavoro ora mantengono meno postazioni di lavoro rispetto ai dipendenti (il che significa che a molte persone è richiesto di lavorare in remoto, per almeno una parte della settimana). E questo è un cambiamento interessante di per sé. Mentre gli accordi di lavoro da casa sono stati concordati in modo reattivo (in genere, in risposta a una specifica richiesta di lavoro flessibile), vengono ora considerati in modo proattivo come parte della pianificazione strategica della forza lavoro.
Il lavoro a distanza, ovviamente, ha le sue sfide. Le organizzazioni potrebbero dover lavorare molto più duramente per mantenere un lavoro di squadra coeso. I progressi nelle tecnologie di comunicazione lo rendono più semplice, ma per molte persone non c’è ancora un’alternativa per le discussioni regolari con i colleghi di persona – che sia per consentire loro di fare meglio il loro lavoro, o semplicemente per garantire che abbiano un contatto umano sufficiente ad evitare di sentirsi isolati.
I datori di lavoro dovrebbero anche essere chiari nelle loro aspettative in merito alla connettività tecnologica, alla sicurezza dei dati e alla riservatezza. Idealmente, i dipendenti dovrebbero avere uno spazio veramente privato in cui lavorare e una connessione a banda larga affidabile e sicura. Dovrebbero anche mettere in atto le disposizioni necessarie per la conservazione e lo smaltimento di documenti riservati in modo sicuro e una protezione adeguata contro i rischi informatici.
Forse uno dei grandi vantaggi della tecnologia è che la geografia non rappresenta più una barriera. Occorre valutare il modo migliore per impostare le operazioni in una giurisdizione sconosciuta e i vantaggi e gli svantaggi dell’espansione in alcuni paesi.
In genere, ci sono due ragioni principali per le organizzazioni che esplorano nuove possibilità in questo campo.
Potrebbero semplicemente volere una persona specifica con un valido bagaglio o esperienza – e non importa dove siano ubicati, a patto che possano fare il lavoro.
In alternativa, vi potrebbe essere il desiderio consapevole di essere in un particolare paese o regione, forse per sfruttare una potenziale opportunità commerciale. Le organizzazioni che si espandono a livello globale possono ora entrare in nuovi mercati senza rischio finanziario eccessivo. Potresti iniziare con una o due persone che lavorano da casa, usando le loro conoscenze e contatti locali per testare il mercato, senza doversi impegnare a creare un ufficio sul posto. Oppure potresti preferire inviare un dipendente già esistente che conosci e porre le basi per un ambiente di lavoro con un’etica coerente con quella della compagnia.
Queste decisioni sono influenzate da una complessa matrice di questioni relative ai costi fiscali e previdenziali, all’immigrazione, al panorama normativo e al costo del lavoro.
Dal punto di vista del diritto del lavoro, è certamente molto più difficile assumere e licenziare in alcuni paesi, in termini di norme favorevoli ai dipendenti o di burocrazia. È molto importante effettuare le ricerche – e non sottovalutare il valore della conoscenza della cultura locale.
I distacchi a lungo termine e la mobilità globale sono spesso una componente importante della strategia di espansione internazionale per molte aziende. Tuttavia, essi devono essere adeguatamente documentati, con un chiaro accordo su questioni fiscali e di immigrazione, eventuali disposizioni personali (ad esempio, alloggio, trasferimento, costi di viaggio e considerazioni familiari come la scolarizzazione), linee di segnalazione e l’ambito di competenza delle autorità.
E, indipendentemente da chi hai sul campo, è normalmente consigliabile non conferire troppa autorità a una sola persona.
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