Con l’autoisolamento e le regole riguardanti il social distancing, lavorare da casa è divenuta la normalità in questo periodo di emergenza ed incertezza. Anche se tali misure si sono rivelate necessarie, queste presentano anche degli ostacoli di natura amministrativa e logistici per le società che intendono continuare a svolgere la propria attività in modo efficiente ed effettivo. Tra le problematiche, vi è quella relativa alla possibilità per gli amministratori di una società del Guernsey di dare esecuzione digitale ad alcuni documenti e se tali amministratori possano fare affidamento a documenti eseguiti secondo tali modalità.
Nel valutare la validità di documenti elettronici e firme digitali, gli amministratori devono inizialmente considerare le previsioni contenute in:
- Companies (Guersney) Law, 2008 (la cosiddetta Companies Law);
- Lo statuto societario; e
- Electronic Transactions (Guernsey) Law, 2000.
Companies Law
La Companies Law prevede che un documento debba essere perfezionato in nome di una società attraverso l’apposizione del sigillo della società, attraverso la sottoscrizione di un amministratore o del segretario della società o attraverso altri mezzi autorizzati dallo statuto societario. Oltre a ciò, la Companies Law non specifica la forma della firma richiesta e, di conseguenza, non vieta la sottoscrizione di documenti in formato elettronico.
Anche se non direttamente rilevante per l’esecuzione elettronica dei documenti, potrebbe rivelarsi utile sottolineare che la Schedule 3 della Companies Law si occupa in modo specifico delle comunicazioni in formato elettronico ai soci di una società, che gli amministratori dovranno considerare al momento in cui è a loro richiesto di inviare avvisi, informazioni o documenti ai soci per la loro approvazione.
Statuto societario
Come prima osservato, la Companies Law riconosce l’esecuzione di documenti per conto di una società attraverso quei mezzi autorizzati e previsti nello statuto societario. Di conseguenza, nel considerare la possibile validità dell’esecuzione di un documento effettuata tramite firma digitale, gli amministratori dovranno prendere in considerazione anche le previsioni dello statuto societario.
Solitamente, gli statuti societari non fanno riferimento espresso alle firme digitali, in quanto spesso le società cercano di non adottare uno statuto societario che sia troppo restrittivo. Tuttavia, rimane consigliabile una revisione dello statuto societario prima di dare esecuzione ad un documento attraverso l’apposizione di una firma digitale, al fine di assicurarsi che tale statuto non contenga previsioni che impediscono espressamente il ricorso all’utilizzo di tale forma. Gli amministratori dovrebbero, inoltre, essere al corrente dell’esistenza di previsioni che richiedono espressamente che l’esecuzione dei documenti avvenga di persona o che richiedono specifiche procedure di sottoscrizione dei documenti da seguire e che tale sottoscrizione possa avvenire solamente di persona, compresa la possibilità che tale firma avvenga in presenza di testimoni.
Electronic Transactions Law
Laddove non vi siano previsioni nello statuto societario, interviene la Electronic Transactions Law. Questa legge è stata introdotta allo scopo di confermare che i requisiti legali formali richiesti possono essere soddisfatti in via elettronica e digitale e che alle informazioni ed ai documenti cosí formati debba essere riconosciuta efficacia legale, validità ed ammissibilità anche se in formato elettronico.
La Electronic Transactions Law tratta una vasta gamma di questioni rilevanti per la continuazione dell’attività di una società, in particolare afferma che i contratti, le dichiarazioni, i documenti e le firme hanno efficacia legale, sono validi ed ammissibili anche se in formato elettronico. Risulta importante sottolineare che la Electronic Transactions Law afferma che, qualora una legge richieda l’apposizione di una firma, di un sigillo, attestazione o certificazione notarile, questi, qualora in formato elettronico, soddisferanno il requisito previsto dalla legge a cui si fa riferimento.
È, inoltre, importante sottolineare che, qualora sia prevista come necessaria l’archiviazione di un documento, la Electronic Transactions Law prevede che la conservazione di una copia elettronica di tale documento sia considerata sufficiente per le finalità individuate dalla legge rilevante.
Quando si prevede la firma di un documento in formato digitale, gli amministratori devono considerare che le previsioni della Electronic Transactions Law non possono impedire che ad un documento possa essere riconosciuta efficacia di legge solamente perchè eseguito in formato digitale.
Raccomandazioni conclusive
Anche se al momento le società si trovano davanti ad un livello di restrizioni senza precedenti, riguardanti i propri amministratori e lavoratori dipendenti ed all’impossibilità di interagire di persona, gli amministratori potranno far affidamento sulla robusta cornice normativa del Guernsey, volta a facilitare la continuazione della propria attività lavorativa durante questo periodo. Prima di prevedere il perfezionamento di un documento in formato elettronico, si raccomanda agli amministratori di considerare i seguenti punti:
- Consultare lo statuto societario per verificare che non vi siano delle restrizioni riguardanti la firma di documenti in formato digitale;
- Autorizzare in modo espresso l’esecuzione dei documenti in formato elettronico durante il corso dell’assemblea del consiglio d’amministrazione durante il quale tali documenti vengono considerati; e
- Assicurarsi che tutti i requisiti di firma e le procedure previste siano rispettate, qualora si preveda l’esecuzione di un documento in formato elettronico.
