Il 6 settembre 2024, il Registro delle imprese del Lussemburgo ha pubblicato un avviso che annuncia le prossime modifiche ai moduli e ai requisiti di deposito presso il Registro del Commercio e delle Imprese del Lussemburgo a partire dal 12 novembre 2024, come riassunto di seguito.
Nuovi moduli di registrazione
I moduli di richiesta di deposito nell’attuale formato PDF saranno presto sostituiti da moduli da compilare direttamente online in formato HTML – analogamente al formato già utilizzato per i depositi presso il Registro dei proprietari effettivi del Lussemburgo – fornendo un’interfaccia più semplice per il processo di deposito.
Ogni nuovo deposito introdotto dopo il 12 novembre 2024 e relativo a una persona fisica registrata o da registrare presso il Registro (ad esempio, un manager/amministratore, un azionista, un revisore dei conti, un gestore giornaliero) richiederà l’indicazione del suo numero di identificazione nazionale lussemburghese (matricola o “NIN”). Il NIN è un numero unico assegnato dal Registro nazionale delle persone fisiche (Registre national des personnes physiques) in conformità alla legge del 19 giugno 2013 relativa all’identificazione delle persone fisiche.
Sono interessate tutte le persone fisiche registrate o da registrare presso il Registro (ad esempio, un dirigente/amministratore, un azionista, un revisore dei conti, un gestore giornaliero), ad eccezione di (i) una persona fisica che sia un rappresentante giudiziario nominato nell’ambito di una procedura registrata nel Registro e (ii) una persona fisica che sia un agente di una società di diritto estero che abbia aperto una filiale nel Granducato di Lussemburgo.
Come si ottiene il NIN?
- Le persone che vivono o lavorano in Lussemburgo molto probabilmente dispongono già di un NIN che può essere registrato presso il Registro; non è necessario fornire alcun documento di supporto. Si noti che il Registro verificherà la coerenza tra le informazioni inserite nella richiesta di deposito (cognome e nome) e le informazioni presenti nel Registro nazionale delle persone fisiche (Registre national des personnesphy).
- Le persone che non hanno ancora un NIN dovranno richiederlo tramite il Registro delle Imprese. Dovranno essere forniti i seguenti documenti di supporto:
- Cognome e nome come appaiono sulla carta d’identità o sul passaporto;
- Data, luogo e Paese di nascita;
- Sesso (maschile, femminile, “sconosciuto”);
- nazionalità; e
- Indirizzo personale (numero civico, nome della via, codice postale, città, paese).
Le informazioni relative al sesso, alla nazionalità e all’indirizzo personale non saranno archiviate presso il Registro, ma saranno comunicate al Centro delle tecnologie dell’informazione dello Stato per essere registrati nel Registro nazionale delle persone fisiche.
I seguenti documenti di supporto dovranno essere caricati sulla piattaforma del Registro delle Imprese e allegati alla domanda per verificare la coerenza con le informazioni fornite:
- copia della carta d’identità o del passaporto in corso di validità dell’interessato;
- se tali informazioni non sono già presenti sulla carta d’identità o sul passaporto, una prova di indirizzo datata meno di 6 mesi, in francese, tedesco, lussemburghese o inglese (altrimenti dovrà essere fornita anche una semplice traduzione del documento in una di queste lingue), che può consistere in:
- un certificato di residenza rilasciato dalle autorità locali (o un documento ufficiale dell’autorità regionale responsabile della conferma degli indirizzi di residenza);
- una dichiarazione sull’onore dell’interessato timbrata o controfirmata dall’autorità regionale competente per la conferma degli indirizzi di residenza, da un’ambasciata, da un notaio o da una stazione di polizia; oppure
- se non è possibile produrre nessuno di questi documenti: una bolletta dell’acqua, dell’elettricità, del gas, del telefono o di internet.
Alcuni documenti non saranno accettati come prova di indirizzo, come ad esempio il casellario giudiziale, la domanda di iscrizione nelle liste elettorali, il contratto di locazione, il modulo fiscale, l’estratto conto bancario, il contratto di assicurazione, la fattura di “Amazon”, il permesso di soggiorno.
Il NIN non è pubblico. La persona per la quale si richiede il NIN deve confermare espressamente che anche il depositante che effettua la richiesta è autorizzato a ricevere il NIN: il NIN comparirà quindi sulla prova di deposito inviata dal Registro al depositante. In caso contrario, il NIN sarà inviato all’interessato solo per posta all’indirizzo personale depositato.
Quando deve/può essere depositato o richiesto il NIN?
Il NIN:
- deve essere depositato o richiesto al momento della registrazione di una società di nuova costituzione presso il Registro o al momento di un deposito relativo alla persona fisica interessata (ad esempio, il rinnovo del mandato);
- può essere richiesta in occasione di una pratica che non riguarda la persona interessata (ad esempio, il trasferimento della sede legale di una società); e
- può essere richiesta in qualsiasi altro momento su base volontaria per le persone che già figurano nel fascicolo di una società registrata presso il Registro.
Il Registro delle imprese del Lussemburgo ha indicato che, mentre il NIN sarà richiesto solo per qualsiasi deposito relativo a una persona fisica a partire dal 12 novembre 2024, diventerà obbligatorio fornire tale numero per qualsiasi altro deposito presso il Registro alla fine di un periodo transitorio ancora da determinare. Dopo questo periodo transitorio, il depositante non potrà perfezionare alcun deposito relativo a una società senza fornire il/i NIN della/e persona/e fisica/e già registrata/e nel suo fascicolo.
Il Registro delle imprese lussemburghese ha dichiarato che la procedura sarà gratuita in prima istanza, lasciando intendere che in seguito verrà o potrà essere addebitata una tassa, senza indicare l’importo o il momento in cui tale tassa verrà applicata.
