I datori di lavoro hanno, da sempre, svolto controlli sui lavoratori per assicurarsi che i propri dipendenti avessero il permesso di lavorare nel Regno Unito, secondo quanto previsto dalla guida del governo.
Tuttavia, con la fine della libera circolazione per i cittadini europei e l’entrata in vigore del nuovo sistema di immigrazione nel Regno Unito, i datori di lavoro dovranno applicare i nuovi regimi e svolgere i controlli richiesti. In caso di violazione, sono previste sanzioni onerose e i datori di lavoro potrebbero avere problemi in relazione alle assunzioni di lavoratori europei.
Effettuare controlli sul diritto al lavoro in UK
Tutti i datori di lavoro hanno l’obbligo di controllare che i propri dipendenti non lavorino nel Regno Unito in modo illegale prima che inizino a lavorare. Se un dipendente ha un permesso di soggiorno a tempo determinato, il datore di lavoro dovra’ effettuare ulteriori controlli prima della scadenza del permesso di tale dipendente.
Il datore di lavoro commette un reato se e’ a conoscenza, o ha ragionevole motivo di credere, che una persona non ha il permesso di lavorare nel Regno Unito. Il datore di lavoro commette un illecito civile se assume, inconsapevolmente, una persona che non ha il permesso di lavorare in UK.
Il controllo sullo status di immigrazione dei dipendenti è un processo che si articola in tre fasi per ottenere, controllare ed archiviare una copia dei documenti di identita’ pertinenti, in conformità con le attuali linee guida del governo. Questo viene fatto, in genere, controllando la copia originale dei documenti del dipendente (sebbene siano in atto modifiche temporanee per facilitare i controlli del diritto al lavoro durante la pandemia di COVID-19), ma in alcune circostanze i controlli possono essere effettuati tramite un servizio di controllo online.
Sebbene i controlli debbano essere effettuati prima che il dipendente inizi a lavorare, è consigliabile condurli alla fine del processo di assunzione, per evitare che i candidati affermino che la decisione in merito all’assunzione è stata basata sulla loro nazionalità o sul loro status di immigrazione.
Controllo in relazione ai cittadini SEE
A seguito dell’introduzione del nuovo sistema di immigrazione, i datori di lavoro dovranno continuare ad effettuare controlli in relazione a tutte le nuove assunzioni. L’impatto della Brexit e le modifiche al sistema di immigrazione interesseranno principalmente i controlli del diritto al lavoro nei confronti dei cittadini provenienti da paesi dello Spazio Economico Europeo. La procedura per i cittadini non SEE che intendono lavorare nel Regno Unito rimane, infatti, invariata.
Con il nuovo sistema, la maggior parte dei cittadini SEE che arrivano nel Regno Unito dopo il 31 dicembre 2020 sara’ tenuto a richiedere un visto lavorativo.
Tuttavia, i cittadini SEE che si sono trasferiti a vivere nel Regno Unito prima delle 23:00 del 31 dicembre 2020 hanno tempo fino al 30 giugno 2021 per richiedere il pre-settled o settled status nell’ambito dell’EU Settlement Scheme. Se otterranno uno di tali status, potranno lavorare nel Regno Unito senza necessita’ di ottenere un visto lavorativo.
Cittadini SEE assunti tra il 1 ° gennaio 2021 e il 30 giugno 2021
In relazione ai cittadini SEE assunti tra il 1 ° gennaio 2021 e il 30 giugno 2021, i datori di lavoro, ai fini dei controlli sullo status di immigrazione, possono fare affidamento su un passaporto o carta d’identità nazionale. In alternativa, se l’interessato ha ottenuto settled o pre-settled status, può fornire la prova del proprio diritto al lavoro utilizzando un servizio online. diritto Tuttavia, al fine di evitare discriminazioni sulla base della nazionalità dei lavoratori, i datori di lavoro non possono richiedere ai cittadini SEE di mostrare la prova del loro status nell’ambito dell’EU Settlement Scheme, anche se e’ opportuno che informino tali soggetti della possibilita’ di registrarsi tramite l’EU Settlement Scheme e le conseguenze della mancata presentazione della domanda entro il 30 giugno 2021.
Ciò significa, potenzialmente, che un cittadino SEE potrebbe trasferirsi nel Regno Unito a partire dal 1 ° gennaio 2021 senza un valido permesso. In questo caso, il datore di lavoro avra’ una difesa in relazione a potenziali illeciti civili, in quanto, fino al 30 giugno 2021, e’ tenuto solamente a verificare un documento d’identita’ dei lavoratori che intende assumere. Tuttavia, se il datore di lavoro e’ consapevole (o ha ragionevoli motivi per credere) che la persona non ha un valido permesso di soggiorno, potrebbe commettere un reato.
Cittadini SEE assunti dal 1 ° luglio 2021
Dal 1 ° luglio 2021 in poi, i cittadini SEE dovranno fornire la prova del proprio status nell’ambito dell’EU Settlement Scheme o fornire documentazione rilevante in applicazione degli accordi correnti. Il governo pubblichera’ linee guida aggiornate prima del 1 ° luglio 2021 ed i datori di lavoro dovranno prepararsi per ulteriori cambiamenti.
Il governo ha dichiarato che non sarà necessario effettuare controlli retrospettivi per i cittadini SEE assunti prima del 30 giugno 2021.
Prova dei controlli sul diritto al lavoro e archiviazione
I datori di lavoro devono conservare una copia della documentazione di ciascun dipendente che attesti il loro diritto al lavoro e devono, inoltre, indicare la data in cui è stato effettuato il controllo. Se un controllo è stato condotto online, i datori di lavoro dovranno conservare una prova dello svolgimento di tale controllo, stampando o effettuando uno screenshot della pagina rilevante. Gli archivi relativi ai controlli devono essere conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro del dipendente e per altri due anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Sanzioni per l’assunzione di personale senza aver effettuato controlli adeguati
Se un datore di lavoro assume un dipendente illegalmente e non ha effettuato i controlli prescritti, le sanzioni possono includere:
- Sanzione civile fino a £ 20.000 per ogni lavoratore illegale;
- una condanna penale che prevede una pena detentiva fino a 5 anni e una sanzione pecuniaria;
- chiusura dell’attività e ordine di conformità emesso dal tribunale;
- non essere in grado di sponsorizzare i nuovi lavoratori migranti.
Le implicazioni dell’assunzione di lavoratori illegali sono significative, in particolare, alla luce del nuovo sistema di immigrazione.
Per mitigare i rischi, il datore di lavoro dovra’:
- Acquisire familiarità con i controlli del diritto al lavoro per i cittadini SEE.
- Tenersi aggiornato sulle linee guida del governo nei prossimi mesi per condurre controlli sul diritto al lavoro a partire dal 1 ° luglio 2021;
- Incoraggiare il personale a presentare domanda nell’ambito dell’EU Settlement Scheme entro il 30 giugno 2021, se idonei a presentare domanda;
- Assicurarsi di disporre di sistemi di controllo dei documenti affidabili;
- Adottare procedure di controllo idonee ed istruire il proprio personale in relazione a tali procedure;
- Conservare prova dello svolgimento dei controlli e assicurarsi di conservare tali archivi per due anni conseguenti alla cessazione dei rapporti di lavoro con ogni dipendente.
