Nel giugno del 2017, la legge di attuazione della quarta direttiva europea sull’antiriciclaggio ha, fra le altre cose, modificato la sezione 40 della Legge tedesca sulle società a responsabilita’ limitata (GmbHG), prevedendo che la lista degli azionisti (Gesellschafterliste) di tali società tedesche debba contenere informazioni circa la percentuale di partecipazione di ciascun azionista. Inoltre, la sezione 40 paragrafo 4 della GmbHG autorizza i regolamenti futuri a stabilire ulteriori requisiti per le liste degli azionisti. Il Ministero federale tedesco per la giustizia e la tutela dei consumatori ha inoltre emanato il Regolamento sulla Struttura dell’Elenco degli Azionisti (Gesellschafterlistenverordnung – GesLV).
Il Regolamento in questione è entrato in vigore il 1° luglio 2018 e chiarisce una serie di domande ancora senza risposta. Di seguito viene un riepilogo dei punti più importanti.
- Obblighi di numerazione
A partire dal 2008, la Sezione 40 della GmbHG ha stabilito che le azioni devono sempre essere contrassegnate con numeri consecutivi. Ciò al fine di garantire che tutti i cambiamenti relativi all’assetto proprietario possano essere interamente rintracciati a seguito dell’incorporazione di una società.
È inoltre previsto che le azioni debbano essere numerate con cifre arabe intere. I numeri romani o combinazioni di numeri e lettere (ad esempio 1a, 1b, 1c) non sono permessi. In casi eccezionali, come ad esempio una divisione condivisa, la numerazione in ordine decimale (ad esempio 1.1, 1.2, 1.3) è consentita.
- Classificazione
Il Regolamento GesLV ha chiarito che l’elenco degli azionisti può essere ordinato o in base al nome dell’azionista o in base alla numerazione delle azioni. Il memorandum esplicativo del GesLV ha inoltre rilevato che diverse azioni possono essere elencate su un’unica riga a condizione che la numerazione sia consecutiva (ad esempio, “Azioni da 1 a 25.000”).
- Continuità nella numerazione
Una volta che un numero è stato assegnato ad una singola azione, questo non può essere utilizzato per un’altra. Questo principio è noto come “continuità della numerazione” e mira a garantire e facilitare l’identificabilità delle azioni.
Possono essere dati nuovi numeri per le azioni soltanto nel caso in cui ne vengano create di nuove, oppure nel caso in cui queste vengano unite o separate (quindi non nel caso in cui via sia un aumento o un annullamento delle azioni, e nemmeno una riduzione di capitale o un trasferimento di azioni). In ogni caso, deve essere assegnata la successiva intera cifra araba disponibile.
In particolare, il principio della continuità nella numerazione deve essere osservato a seguito di un frazionamento azionario. Nel caso in cui un azionista decida di frazionare la singola azione, il numero precedente dell’azione deve essere eliminato e devono essere assegnati nuovi numeri individuali in base al numero delle azioni create dalla divisione.
A queste verranno date le successive cifre arabe disponibili. Inoltre, il GesLV consente di utilizzare la classificazione decimale e il numero intero precedente assegnato all’azione come parte di tale numero decimale (ad esempio, “Numero di azioni 1.1 e 1.2”).
Scostandosi dal rigido principio della continuità di numerazione, il Regolamento GesLV richiede inoltre la ri-numerazione delle azioni in una diversa lista (Bereinigungsliste) nel caso in cui l’elenco degli azionisti risulti confusionario a causa della numerazione precedente. Tuttavia, al fine di garantire ulteriormente l’identificazione e l’origine delle azioni, l’elenco degli azionisti deve includere in tale caso una colonna aggiuntiva nella quale deve essere specificata la numerazione precedente.
- Colonna aggiuntiva per note esplicative
La colonna aggiuntiva per le note esplicative (Veränderungsspalte), che spesso compare nelle liste degli azionisti, può ancora essere utilizzata.
Il GesLV precisa che la base giuridica per le modifiche all’elenco degli azionisti “può” essere inserita in una colonna separata utilizzata per le note esplicative e indica anche i fatti che “dovrebbero” essere inclusi in tale colonna aggiuntiva. Questi includono la divisione, la combinazione e cancellazione di azioni, aumenti di capitale e riduzioni di questo, nonché il trasferimento di azioni.
Qualsiasi modifica nei dettagli degli azionisti o nella loro partecipazione “può” essere inserita anche nella colonna aggiuntiva. Le parole “dovrebbe” e “può” utilizzate dal regolamento rendono evidente il fatto che non si tratta di un’obbligazione: le voci inserite nella colonna delle note sono a discrezione di colui che ha creato dell’elenco degli azionisti.
Una colonna aggiuntiva contenente la numerazione precedente delle azioni è obbligatoria solo nel caso in cui venga creata una lista di compensazione precedentemente menzionata.
La colonna delle note dovrebbe includere soltanto quei fatti che spiegano le modifiche all’elenco precedente annotato nel registro. Di conseguenza, quando l’elenco relativo a specifiche azioni viene aggiornato, le informazioni precedenti nella colonna delle note riguardanti tali azioni devono essere cancellate.
- Percentuali
Ai sensi della sezione 40 della GmbHG, deve essere indicata la percentuale di partecipazione al capitale sociale di ciascuna azione, in base all’ammontare nominale della quota. Se un azionista detiene più di un’azione, l’importo totale della partecipazione di questi al capitale sociale deve essere indicato separatamente come percentuale.
Il GesLV chiarisce inoltre le regole per le percentuali di arrotondamento di dette percentuali. La percentuale di partecipazione per una singola azione può essere arrotondata al primo decimale e in conformità ai principi commerciali.
La percentuale di partecipazione non può essere visualizzata come una frazione. Inoltre, non è consentito arrotondare né al 25,0% e nemmeno al 50,0%. Ciò potrebbe infatti dare la falsa impressione che un azionista, contrariamente alla sezione 3 della legge tedesca sul riciclaggio di denaro, non sia un beneficiario effettivo o non abbia alcun controllo indiretto, poiché ciò richiede una partecipazione superiore al 25% o al 50%, rispettivamente.
Il Regolamento GesLV ha specificato inoltre che, in caso di micro-partecipazioni inferiori all’1% del capitale sociale, l’espressione “inferiore all’1%” è altrettanto ammissibile quanto la percentuale effettiva di partecipazione.
Secondo la nota esplicativa del GesLV, tutte le azioni dell’elenco degli azionisti devono essere arrotondate applicando gli stessi principi commerciali e devono indicare lo stesso numero di cifre decimali.
Il GesLV afferma espressamente che l’importo totale della percentuale di partecipazione di un azionista deve essere calcolato prima di ogni arrotondamento o omissione di decimali in relazione alle azioni individuali.
Inoltre, nel caso in cui le azioni siano detenute congiuntamente dagli azionisti, deve essere indicata la percentuale di partecipazione dei comproprietari e non la partecipazione dei singoli individui. Questo vale sia per la singola azione sia per il volume totale della percentuale di partecipazione.
L’informazione relativa alle percentuali deve essere fornita in una colonna separata per le singole azioni. Le percentuali dell’importo totale di partecipazione dei singoli azionisti devono essere indicate in un’ulteriore colonna. Diversamente, la percentuale di partecipazione totale può essere mostrata su linee separate immediatamente dopo la fine della lista degli azionisti (ma nello stesso documento).
- Disposizioni transitorie
Il GesLV è entrato in vigore il 1° luglio 2018. Per le società costituite prima di questa data, tuttavia, i requisiti devono essere osservati solo se un nuovo elenco di azionisti deve essere presentato al registro commerciale a causa di una modifica dei dettagli degli azionisti o della portata della loro partecipazione.
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