1. Introduzione
Lo Statuto di una società solitamente prevede che gli amministratori possano esercitare tutti i poteri e gestire i suoi affari, tranne nei casi in cui il Companies Act del 2006 o lo stesso Statuto riservino tali poteri all’assemblea generale degli azionisti. Gli amministratori hanno il diritto di esercitare tali poteri per tutto il tempo in cui li detengono. Se gli azionisti non sono soddisfatti, questi possono sia limitare i poteri degli amministratori apportando delle modifiche allo Statuto, sia rimuovere gli amministratori dall’incarico.
I due principali organi di controllo e gestione di una società sono l’assemblea generale degli azionisti, a cui spettano le decisioni finali, e il Consiglio di Amministrazione, il quale e’ investito di ampi poteri di gestione che gli amministratori possono esercitare senza restrizioni (pur rispettando determinati principi fondamentali).
2. Compito dei soci
Si definisce socio di una societa’ quel soggetto che ha deciso di assumere tale qualifica e il cui nome e’ stato inserito nel Libro dei soci.
Il rapporto tra i vari azionisti di una societa’ è disciplinato dallo Statuto. La loro partecipazione agli affari societari viene esercitata attraverso le assemblee generali e generalmente ogni azionista dispone di un voto per ogni azione posseduta.
Le decisioni prese durante le assemblee sono di solito delle delibere ordinarie adottate dalla maggioranza (almeno il 50%) dei voti. Per alcune delibere e’ richiesta una maggioranza qualificata di voti del 75% (delibere speciali).
3. Compito degli amministratori
Per “Director” si intende un soggetto che ricopre la carica di amministratore.
Un amministratore è responsabile della direzione generale dell’attivita’ sociale. Gli amministratori agiscono come agenti della società nel suo complesso, e non dei singoli azionisti.
I soci sono liberi di definire nello Statuto le modalita’ con cui la societa’ dev’essere gestita, e cioe’ ad esempio tramite il Consiglio di Amministrazione, executive managers e un consiglio direttivo. Indipendentemente da quale sia il titolo dei soggetti che si occupano della gestione della societa’, ai sensi del Companies Act del 2006 questi sono definiti amministratori. Generalmente la gestione della società viene delegata ad un Consiglio di Amministrazione eletto dai soci nel corso di un’assemblea generale.
Lo Statuto di solito prevede che l’attività di una società debba essere gestita dagli amministratori. Come regola generale, i poteri conferiti dallo Statuto agli amministratori non possono venire esercitati dai soci in assemblea generale, ma ci sono tuttavia alcune eccezioni, come quelle indicate di seguito:
– Il Companies Act del 2006 riserva espressamente determinati poteri all’assemblea generale dei soci, incluso il potere di modificare lo Statuto tramite “special resolution”, o ancora il potere di revocare gli amministratori tramite “ordinary resolution”.
– Lo Statuto puo’ riservare espressamente determinati poteri all’assemblea generale dei soci.
I soci, pertanto, hanno un certo potere di controllo sugli amministratori e, se non concordano le modalita’ di gestione di questi ultimi, i soci possono decidere di revocare uno o piu’ amministratori oppure privarli di qualche potere modificando lo Statuto. Nessuno di questi provvedimenti ha l’effetto di annullare le attivita’ autorizzate gia’ svolte dagli amministratori; questi ultimi, infatti, ricoprono una posizione molto importante, in quanto hanno il potere di convocare le assemblee generali e definire l’agenda. Essi controllano la frequenza con cui le assemblee vengono convocate e le informazioni fornite ai soci.
Il potere viene delegato agli amministratori collettivamente; gli stessi infatti operano in qualita’ di Consiglio di Amministrazione, trattando gli affari e prendendo le decisioni durante le assemblee del Cosiglio di Amministrazione. Una riunione del Consiglio può essere indetta in qualsiasi momento, a condizione che ne sia stato dato ragionevole preavviso a tutti gli amministratori, con particolari cautele per gli amministratori che non si trovano nel Regno Unito. Non e’ necessario un avviso in forma scritta, a meno che non sia specificato nello Statuto.
Lo Statuto di solito prevede che debba essere presente un numero minimo di amministratori (quorum) prima di poter iniziare una riunione del Consiglio di Amministrazione. Lo Statuto puo’ anche prevedere un quorum pari ad uno. Le decisioni vengono prese a maggioranza degli amministratori presenti alla riunione.
Il Consiglio viene di solito autorizzato dallo Statuto a delegare dei poteri a singoli amministratori, per esempio attraverso la nomina di un amministratore delegato. Il potere di un singolo amministratore, che non sia amministratore delegato, è di solito limitato alla partecipazione alle decisioni del Consiglio di Amministrazione (più o meno come il potere di un socio è limitato al partecipare alle decisioni dell’assemblea generale), e all’esercizio delle attivita’ connesse alla sua carica. Per esempio, un direttore commerciale e’ generalmente autorizzato a concludere accordi commerciali con i clienti. L’amministratore delegato ha invece il potere di concludere qualsiasi contratto commerciale per conto della società.
Se un determinato soggetto e’ amministratore di una societa’, il suo nome e i dettagli relativi alla sua nomina sono registrati presso Companies House.
In alcuni casi il Companies Act del 2006 amplia la definizione di amministratore, introducendo il concetto di “shadow director”.
Lo “Shadow director” è un soggetto le cui indicazioni o istruzioni vengono generalmente seguite dagli amministratori della società e in base alle quali questi ultimi sono abituati ad agire. In alcuni casi, le norme con cui il Companies Act del 2006 regola l’attivita’ degli amministratori si applicano anche allo shadow director.
4. Doveri degli amministratori
Gli amministratori si trovano in una posizione dirigenziale o fiduciaria. Questi soggetti hanno difatti il controllo del denaro di altre persone, e sarebbe pertanto relativamente facile per gli stessi abusare di tale posizione.
Gli amministratori, per tale ragione, sono soggetti ad una serie di vincoli previsti dallo Statuto e dalla legge, al fine di evitare che abusino della loro posizione. Il Companies Act del 2006, per rendere piu’ facile l’individuazione di quelli che sono i doveri degli amministratori, ha elencato quelli che sono i sette doveri generali previsti dalla legge; tuttavia, i doveri degli amministratori devono in ogni caso essere interpretati in conformità con alcune disposizioni di legge e principi di equita’ previsti con riferimento agli amministratori.
La loro posizione fiduciaria comporta che gli amministratori hanno il dovere, previsto dal diritto comune, di agire:
– onestamente,
– in buona fede (bona fide),
– per quelli che essi considerano essere gli interessi della società, e
– nell’interesse della società nel suo complesso.
Gli amministratori hanno inoltre i seguenti doveri nei confronti della societa’, espressamente previsti dallo Statuto:
– agire nei limiti dei poteri loro conferiti,
– favorire il successo economico della società,
– agire con autonomia di valutazione,
– agire con la necessaria diligenza, prudenza e perizia,
– evitare conflitti di interesse,
– non accettare benefici da parte di terzi,
– dichiarare ogni eventuale interesse in una transazione o accordo.
Il dovere degli amministratori di agire entro i limiti dei loro poteri significa che essi devono agire in conformità con lo Statuto della società, ed esercitare i propri poteri unicamente per i fini per i quali tali poteri sono stati loro conferiti. Essi hanno inoltre l’obbligo nei confronti della società di esercitare i loro poteri in buona fede per uno scopo appropriato e per quelli che essi considerano essere gli interessi della società: e’ sufficiente tale onesto convincimento anche se poi, di fatto, gli interessi della societa’ non vengono realizzati.
La maggior parte di quelli che sono i poteri degli amministratori vengono elencati nello Statuto, e comprendono il potere di:
– assegnare azioni,
– chiedere prestiti,
– concedere garanzie,
– rifiutarsi di registrare un trasferimento di azioni,
– convocare le assemblee generali,
– trasmettere informazioni agli azionisti.
L’interesse prioritario che traspare dal Companies Act del 2006 è quello di fare si’ che la normativa che si applica alle societa’ possa agevolare queste ultime nello svolgimento delle rispettive attivita’. Cio’ è evidente nel compito degli amministratori di promuovere il successo di una societa’.
La legge fornisce inoltre agli amministratori un elenco non esaustivo delle questioni da tenere a mente. Nello svolgimento dei propri doveri, gli amministratori dovrebbero prendere in considerazione:
– le conseguenze delle decisioni nel lungo termine,
– l’interesse dei propri dipendenti,
– la necessità di instaurare buone relazioni con clienti e fornitori,
– l’impatto della società sulla comunità locale e l’ambiente,
– l’opportunità di mantenere elevati standard di condotta aziendale e una buona reputazione,
– la necessità di agire equamente nei confronti di tutti i soci della società.
Non viene tuttavia definita quella che sarebbe la corretta linea di condotta nel caso in cui i vari interessi siano in conflitto, il che potrebbe potenzialmente rendere gli amministratori perseguibili per violazione dei loro doveri se le singole situazioni non vengono gestite con la dovuta attenzione.
Esempio di conflitto di doveri:
La decisione di chiudere un ufficio puo’, nel lungo termine, rispondere agli interessi della societa’ nel suo complesso, ma di certo non e’ nell’interesse dei lavoratori dipendenti e della comunita’ locale dove essi vivono.
Il dovere di esercitare un’autonomia di giudizio significa che gli amministratori non devono delegare i loro poteri di decisione o essere influenzati da altri soggetti. Gli amministratori possono delegare le loro funzioni ad altri, ma devono continuare a prendere decisioni in modo indipendente. Questo dovere non viene violato agendo in conformità a qualche accordo della societa’, come ad esempio un patto tra azionisti che limiti l’esercizio del potere discrezionale agli amministratori.
Nell’esercitare la necessaria diligenza, prudenza e perizia, gli amministratori devono osservare un comportamento conforme a quello che verrebbe osservato da una persona normalmente diligente che sia in possesso:
– di un livello di cultura generale, di competenza ed esperienza che ci si puo’ ragionevolmente aspettare da un soggetto che svolge le funzioni svolte dall’amministratore in relazione alla società (“test di competenza obiettivo”);
– del livello di conoscenza generale, competenza ed esperienza che l’amministratore effettivamente possiede (“test di tipo soggettivo”).
Esempio di ragionevole diligenza, prudenza e perizia:
Il valore standard varia da persona a persona in ciascun caso. Ad un commercialista che è amministratore di una società mineraria non viene richiesto di avere l’esperienza di un ingegnere minerario, ma dovrebbe dimostrare la perizia e la competenza proprie di un commercialista.
Il dovere di evitare conflitti di interesse significa che gli amministratori hanno il dovere di evitare situazioni in cui i loro interessi personali confliggano, o possano eventualmente confliggere, con gli interessi della società. Cio’ può verificarsi quando un amministratore fa uso personale delle informazioni o beni di proprietà della società, o ancora di opportunita’ spettanti alla stessa, indipendentemente dal fatto che la societa’ ne abbia tratto vantaggio.
Il dovere di non accettare benefici da parte di terzi vieta agli amministratori di accettare benefici (comprese tangenti) da parte di terzi che vengono loro conferiti in ragione della loro qualifica di amministratore, o fare (o astenersi dal fare) qualcosa in forza della propria carica di amministratore. Quando un amministratore accetta tali benefici, e puo’ quindi venirsi a creare, anche potenzialmente, un conflitto di interessi, questi sta violando i propri doveri. Gli amministratori, tuttavia, non violano tale dovere se l’accettazione di un determinato beneficio non puo’ ragionevolmente essere ritenuta capace di dar luogo ad un conflitto di interessi.
Il dovere di dichiarare un interesse in un’operazione commerciale o in un accordo significa che gli amministratori sono tenuti a comunicare agli altri amministratori la natura e la portata di eventuali interessi, diretti o indiretti, che i primi hanno in relazione ad un’operazione commerciale o accordo con la società prima che la societa’ realizzi l’operazione. Anche se gli amministratori non partecipano all’operazione, tale dovere sussiste se essi sono a conoscenza, o dovrebbero ragionevolmente essere a conoscenza, dell’interesse. Gli amministratori hanno altresì l’obbligo statutario di dichiarare qualsiasi interesse diretto o indiretto in una transazione gia’ intrapresa dalla società. La violazione di tale obbligo costituisce reato.
Le conseguenze della violazione di tale dovere possono includere:
– risarcimento danni alla società quando questa ha subito un danno;
– reintegrazione dei beni della societa’;
– rimborso di ogni eventuale profitto realizzato dagli amministratori;
– risoluzione del contratto (se l’amministratore non ha dichiarato la sussintenza di un interesse).
Ulteriori forme di controllo sugli amministratori previste dal Companies Act 2006 prevedono che:
– I contratti di servizio degli amministratori con durata superiore ai due anni devono essere approvati dai soci;
– gli amministratori (o qualsiasi persona agli stessi collegata) non possono acquisire beni in natura, o venderne alla società, senza l’approvazione dei soci, salvo il caso in cui il valore sia inferiore a £5,000, o inferiore al 10% del patrimonio della società. Tutte le operazioni relative a beni di valore superiore alle £100,000 devono essere approvate. Se i soci non le hanno approvate in anticipo, il contratto è annullabile, il che significa che può essere annullato a discrezione della società;
– eventuali prestiti concessi da una società che non è interamente controllata da un altro ente giuridico ai propri amministratori, o ad un amministratore della sua controllante, o ancora le garanzie prestate in relazione ai finanziamenti concessi ad amministratori, devono venire approvati dai soci della società (e, se del caso, dalla stessa holding) con delibera ordinaria. E’ inoltre necessario che venga trasmessa ai soci (se serve una risoluzione scritta), o venga resa disponibile presso la sede della società (nel caso di assemblea generale) una circolare che riveli la natura dell’operazione, il suo ammontare e lo scopo della stessa, nonche’ l’ampiezza della responsabilità della società in relazione a qualsiasi operazione connessa con il prestito;
– La normativa per richiedere l’approvazione per i cosiddetti “quasi-loans” (solo per le public companies) venga ampliata. Un “quasi-loan” ad un amministratore consiste in una transazione in base alla quale la società si impegna a pagare un determinato importo ad un amministratore, o accetta di rimborsare le spese sostenute dall’amministratore, a condizione che poi l’amministratore stesso rimborsi la societa’;
– La normativa sui prestiti e “quasi-prestiti” a persone “connesse con gli amministratori” (solo per le public companies) venga ampliata;
– La normativa sui prestiti per evitare operazioni di credito non approvate dalla società a beneficio di un amministratore (solo per le public companies) venga resa piu’ dettagliata.
5. Nomina degli amministratori
Deve essere fatta una distinzione tra i diritti di cui gode un amministratore in quanto titolare della carica di amministratore, e dei diritti di cui questi gode nell’ambito di un contratto d’impiego come dipendente.
Gli amministratori vengono nominati secondo le modalita’ previste dallo Statuto. Generalmente lo Statuto prevede che un amministratore venga eletto tramite:
– delibera ordinaria degli azionisti, e
– decisione del Consiglio di amministrazione; in tal caso la nomina dev’essere ratificata dai soci.
Ogni società deve dare comunicazione al Cancelliere di qualsiasi modifica riguardante gli amministratori entro 14 giorni (assieme al consenso ad agire firmato da ogni nuovo amministratore). Il limite minimo di età per un amministratore è di 16 anni e, a meno che lo Statuto non disponga diversamente, non esiste un limite massimo di eta’.
6. Cessazione dalla carica di amministratore
Un amministratore puo’ dimettersi dalla carica nei seguenti modi:
– Dimissioni;
– Non candidarsi per la rielezione a fine mandato;
– Morte;
– Scioglimento della societa’;
– Rimozione dalla carica;
– Interdizione.
Anche se le regole raramente trovano applicazione nelle private companies (tali norme, anche se presenti dei Model Articles, solitamente vengono infatti disapplicate), e’ opportuno evidenziare che lo Statuto delle public companies prevede le seguenti regole per disciplinare il pensionamento e la rielezione a rotazione di tutti gli amministratori, escluso l’amministratore delegato:
– Ogni anno la meta’ degli amministratori (o il numero piu’ prossimo alla meta’) deve ritirarsi; nel corso della prima assemblea generale devono ritirarsi tutti.
– Gli amministratori che si ritirano sono rieleggibili.
– Come regola dovrebbero ritirarsi gli amministratori che sono stati in carica per piu’ tempo dalla loro ultima elezione.
– Al fine di stabilire quali sono gli amministratori tenuti a ritirarsi per rotazione, gli amministratori che sono stati nominati dal Consiglio durante l’anno (e quindi sono tenuti a candidarsi per la rielezione) e quelli che si ritirano e non intendono candidarsi per la rielezione, non vengono inclusi nel calcolo.
Oltre alle disposizioni che disciplinano la revoca degli amministratori previste dallo Statuto, il Companies Act del 2006 dispone che un amministratore può essere revocato dal suo incarico con delibera ordinaria nel corso di una assemblea di cui dev’essere data comunicazione alla società (28 giorni prima) dalla persona che ha proposto l’assemblea. Al ricevimento dell’avviso la societa’ deve inviarne copia all’amministratore, il quale puo’ opporvisi richiedendo di rilasciare una dichiarazione ai soci; anche questi ultimi hanno il diritto di opporsi alla revoca partecipando all’assemblea indetta per decidere sulla revoca. Lo Statuto e il contratto di servizio di un amministratore non può escludere il potere statutario dei soci di revocare gli amministratori. Lo Statuto generalmente consente la revoca degli amministratori senza la necessita’ di osservare le formalita’ previste dallo Statuto, come ad esempio le dimissioni a seguito di una delibera del Consiglio di amministrazione.
Proteggere i diritti degli amministratori è importante nelle private companies gestite da due, tre, quattro o più azionisti che rivestono anche la carica di amministratori. Ovviamente, un amministratore può decidere di dimettersi, ma non vorrebbe mai vedersi costretto a lasciare l’incarico in seguito ad una coalizione degli altri soci. Oltre alle due forme di tutela previste dallo Statuto, viene spesso prevista la possibilita’ di limitare gli effetti del potere di revoca degli amministratori.
Restrizioni al potere di revocare gli amministratori
Partecipazione richiesta per convocare un’assemblea:
Per votare sulla revoca di un amministratore e’ necessario indire un’assemblea, non puo’ essere fatto tramite risoluzione scritta. Al fine di proporre la revoca di un amministratore, i soci azionisti devono indire un’assemblea annuale (AGM) oppure indire un’assemblea ordinaria. Per indire un’assemblea generale questi devono detenere:
– Il 10% del capitale sociale versato,
– oppure, nel caso in cui la societa’ non detenga azioni, il 10% dei diritti di voto.
Nei casi in cui una private company non abbia indetto un’assemblea nei 12 mesi precedenti, la percentuale richiesta e’ del 5%.
Partecipazione necessaria per chiedere una risoluzione:
Nel corso di un’assemblea annuale, 100 soci che detengono ciascuno in media £ 100 del capitale sociale, o i soci che detengono almeno il 5% dei diritti di voto, possono richiedere una risoluzione per revocare un amministratore.
Diritti di voto ponderato:
Agli amministratori che sono anche soci della societa’ possono essere conferiti dei diritti di voto ponderato, al fine di consentire loro di annullare eventuali richieste fatte con il fine di revocare gli stessi dalla carica di amministratori (detta clausola Bushell v. Faith, dopo un caso in cui la Camera dei Lord ha riconosciuto l’applicazione di tale clausola).
Class right agreement:
E’ possibile redigere un patto tra azionisti il quale stabilisca che, per formare il quorum, e’ necessario che all’assemblea generale sia presente almeno un socio per ogni categoria di azioni. In tal modo, un socio che detiene tutte le azioni di una certa classe potrebbe, semplicemente non partecipando all’assemblea, evitare la revoca di un amministratore.
Interdizione di un amministratore:
Per quanto riguarda l’interdizione degli amministratori, questi devono lasciare l’incarico se sono stati interdetti in base a qualche norma prevista dallo Statuto; questo spesso prevede i motivi di interdizione previsti per legge e ulteriori motivi facoltativi. I “model Articles” di una societa’ pubblica, ad esempio, dispongono che un amministratore debba lasciare l’incarico se questi:
– Viene interdetto ai sensi del Company Directors Disqualification Act del 1986 (legge sull’interdizione degli amministratori di societa’) o di un’altra disposizione di legge;
– Viene dichiarato fallito o conclude un accordo con i creditori;
– Diventa incapace di intendere e volere;
– Si dimette dandone comunicazione per iscritto;
– Si assenta per un periodo di tre mesi consecutivi dalle riunioni del Consiglio svoltesi durante tale periodo senza ottenere un congedo e per tale motivo gli altri amministratori stabiliscono che questi deve lasciare l’incarico.
Il Company Directors Disqualification Act del 1986 consente al Tribunale di interdire formalmente un soggetto dal ricoprire la carica di amministratore, liquidatore, curatore o responsabile del patrimonio di una società o dal prendere parte, direttamente o indirettamente, nella formazione, promozione o amministrazione di una societa’.
La legge stabilisce le seguenti circostanze nelle quali un amministratore può venire interdetto dal suo ufficio:
– Quando viene condannato per avere commesso un reato in relazione alla promozione, costituzione, gestione o liquidazione di una società o in relazione all’amministrazione o alla gestione dei beni di una società;
– Quando risulta essere stato inadempiente con riferimento alle disposizioni previste dal diritto societario;
– Qualora risulti che questi abbia posto in essere dei comportamenti fraudolenti nell’esercizio dell’attivita’ di commercio o commesso un reato di corruzione previsto dal Bribery Act del 2010;
– Qualora il Segretario di Stato, sulla base di una relazione fatta dagli ispettori o sulla base di informazioni o documenti ottenuti ai sensi del Companies Act 2006, chiede al tribunale di emettere un’ordinanza, ritenendola necessaria per tutelare l’interesse pubblico;
– Quando un soggetto, in qualita’ di amministratore di una società insolvente, ha partecipato ad attivita’ di negoziazione illecita.
Il tribunale deve emettere un’ordinanza ai sensi del Companies Directors Disqualification Act del 1986, laddove e’ stato accertato che:
– un soggetto ha ricoperto la carica di amministratore di una società che e’ divenuta insolvente (o mentre quel soggetto ricopriva la carica di amministratore o successivamente), e
– la condotta tenuta da quel soggetto lo rende inadatto a gestire gli interessi di una società. Il Tribunale può tener conto della condotta del soggetto come amministratore di altre società, indipendentemente dal fatto che queste societa’ siano o meno insolventi.
Lucia Zeleznik
Business Consultant at Ascheri&Partners Ltd
lucia.zeleznik@ascheri.co.uk
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