La legge si sta mettendo al passo con la tecnologia riconoscendo alcuni documenti commerciali elettronici e attribuendo a questi lo stesso status giuridico dei documenti commerciali cartacei.
Questo cambiamento offrirà agli operatori l’opportunità di determinare se possono passare a un sistema che utilizza documenti commerciali elettronici. Gli operatori dovranno esaminare la disponibilità e l’affidabilità dei sistemi e valutare i vantaggi dal punto di vista dell’efficacia dei costi, dell’efficienza, della sostenibilità e della sicurezza, utilizzando i criteri e i fattori stabiliti nella nuova legge. Potrebbero esserci anche altre considerazioni da fare, a seconda dell’adozione e del riconoscimento dei documenti commerciali elettronici in altre giurisdizioni.
In un’epoca sempre più digitalizzata, i documenti cartacei sono spesso considerati inutili e costosi. Ma quando si tratta di commercio internazionale, i documenti cartacei sono stati fondamentali per dare al titolare di quel documento la titolarita’ di determinati diritti.
Ora la situazione è cambiata, a partire dal 20 settembre 2023, l’Electronic Trade Documents Act 2023 equipara alcuni documenti commerciali elettronici alle loro controparti cartacee secondo il diritto inglese.
Le leggi alla base di alcuni elementi del commercio internazionale sono state costruite nel corso dei secoli e, nell’ambito di questo processo, la consegna del “possesso” di alcuni documenti cartacei relativi al commercio e’ stato il meccanismo legale con cui è stato trasferito il diritto di rivendicare l’adempimento delle obbligazioni registrate in tali documenti. Ad esempio, la persona che deteneva la copia fisica e cartacea di un documento poteva rivendicare il possesso dei relativi beni o ricevere un particolare pagamento o richiedere l’adempimento di determinati obblighi (a seconda del contenuto del documento in questione).
La legge in questione è un esempio del tentativo del diritto di mettersi al passo con la tecnologia, ma non è un tentativo privo di sfide. La principale è che il “possesso” di un documento commerciale vero e proprio è fondamentale e, finora, il possesso di documenti commerciali elettronici non è stato legalmente riconosciuto. La legge in questione cerca tuttavia di eliminare qualsiasi ostacolo all’uso di documenti commerciali elettronici previsto dal diritto inglese.
La legge fornisce alcuni esempi di ciò che rientra nel suo campo di applicazione, ossia cambiali, vaglia cambiari, polizze di carico, ordini di consegna delle navi, ricevute di magazzino, ricevute di trasporto, polizze di assicurazione marittima e certificati di assicurazione del carico.
Tuttavia, questo non è un elenco esaustivo e la Legge può applicarsi a qualsiasi documento commerciale per il commercio o il trasporto di merci (o per il finanziamento di tale commercio), qualora il possesso del documento sia richiesto “per legge, per consuetudine commerciale, per gli usi o per la prassi, affinché una persona possa pretendere l’adempimento di un’obbligazione”.
La Legge consente a più persone di leggere o visualizzare il documento commerciale elettronico in qualsiasi momento, a condizione che solo una persona sia in grado di esercitare il controllo.
Consente inoltre la conversione di un documento commerciale cartaceo in uno elettronico (e viceversa) a condizione che la nuova forma del documento indichi che è stato convertito e che siano rispettati tutti i requisiti contrattuali o di altro tipo relativi alla conversione del documento, consentendo quindi alle parti di superare eventuali problemi di riconoscimento dei documenti in giurisdizioni che non riconoscono i documenti commerciali elettronici.
La legge stabilisce i fattori da considerare per determinare se il nuovo sistema è affidabile. I fattori includono:
- Le regole che si applicano al funzionamento del sistema.
- Come viene mantenuta l’integrità del sistema
- La sicurezza dell’hardware/software del sistema e la prevenzione di accessi/usi non autorizzati.
- La frequenza/estensione di eventuali audit indipendenti del sistema.
- Se l’affidabilità del sistema è stata valutata da un organismo di vigilanza o di regolamentazione.
- Se al sistema si applicano schemi volontari o standard industriali.
Il peso o l’importanza di ogni particolare fattore è quindi a discrezione delle parti.
Se i criteri per l’utilizzo di documenti commerciali elettronici sono soddisfatti, tali documenti avranno gli stessi effetti giuridici delle copie fisiche cartacee secondo la legge inglese.
Ciò dovrebbe consentire una maggiore efficienza dal punto di vista dei tempi e dei costi. Inoltre, elimina la complicazione della carta dal processo (favorendo il passaggio a un modo di operare più sostenibile) e ha il potenziale per una migliore e più sicura archiviazione dei documenti.
