Regno Unito: immigrazione e diritto al lavoro

Il Ministero dell’Interno inglese ha emesso oltre £7,5 milioni di sanzioni civili per il lavoro illegale, solo dal 1° gennaio al 31 marzo 2018.

I datori di lavoro con molta forza lavoro e con più sedi sono quelli maggiormente a rischio di ricevere sanzioni civili, che possono avere gravi conseguenze finanziarie, operative e legate alla reputazione.

Oltre all’irrogazione di sanzioni fino a £20.000 per ogni dipendente che lavora illegalmente, il Ministero degli Interni ha anche il potere di ordinare la chiusura dei locali dell’impresa per un massimo di 48 ore in determinate circostanze e, qualora sussistano i requisiti di conformità speciali come indicato dai tribunali, può essere anche decisa la chiusura continuativa per un periodo definito.

I datori di lavoro i quali sanno – o hanno ragionevoli motivi per ritenere – che un dipendente non abbia il diritto di lavorare nel Regno Unito rischiano anche responsabilità penali personali, che comportano un’ammenda illimitata e la potenziale reclusione fino a cinque anni.

Inoltre, un datore di lavoro che ha ottenuto una licenza di sponsorizzazione per visti di categoria Tier 2 che viola i suoi obblighi di conformità alle regole sull’immigrazione è anche a passibile di revoca di tale licenza.

Ciò significherebbe potenzialmente il dover interrompere l’assunzione di tutti i dipendenti sponsorizzati e l’impossibilita’ di sponsorizzarne altri dipendenti per almeno un anno.

Suggerimenti

• I controlli devono essere effettuati su tutti i potenziali dipendenti prima che questi inizino a lavorare, indipendentemente dalla nazionalità di questi ultimi o del loro diritto al lavoro.
• Rivedere le procedure in materia di diritto al lavoro, assicurandosi che il personale addetto sia istruito su come condurre i controlli necessari e i rischi derivanti da un eventuale errore.
• Aggiornare la policy aziendale in materia di diritto di lavoro, facendo riferimento al nuovo relativo servizio online, pur tenendo presente che restano validi gli attuali controlli manuali sui documenti.
• Il nuovo servizio online è stato istituito, in parte, per consentire ai datori di lavoro di verificare se i cittadini dell’UE hanno effettuato il pre-settled ovvero il settled status dal 1° gennaio 2021. Tuttavia, anche in uno scenario no-deal, l’Home Office ha confermato che, fino ad allora, i cittadini dell’UE continueranno a poter dimostrare il loro diritto al lavoro utilizzando il passaporto o la carta d’identità. Inoltre, ai datori di lavoro non sarà richiesto di applicare i controlli sul diritto al lavoro retroattivamente, sui dipendenti cittadini dell’UE già esistenti, ma solo sui nuovi arrivati, a partire ​​dal 1° gennaio 2021.

• Effettuare regolarmente controlli sui file dei dipendenti e, se manca la prova della sussistenza del diritto al lavoro, effettuare un nuovo controllo il prima possibile. Tenere presente che la documentazione richiesta varia in base alla data di assunzione del dipendente, in particolare per coloro che hanno iniziato prima di maggio 2014, e non è inoltre richiesto di dimostrare il diritto al lavoro per coloro la cui assunzione è avvenuta prima del 27 gennaio 1997.
• Per confermare il diritto di un dipendente a lavorare nel Regno Unito e ottenere una scriminante legale contro una sanzione civile, e’ necessario controllare i documenti originali previsti e conservarne una copia. E’ inoltre necessario tenere un registro della data in cui il controllo è stato effettuato, o facendo una dichiarazione datata sulla copia, ovvero tenendo un registro separato (non è sufficiente scrivere semplicemente la data sulla copia del documento).
• In alternativa, se si è in grado di accedere ai dettagli del diritto al lavoro del dipendente utilizzando il servizio online, è necessario conservare una copia chiara della pagina “profilo” che conferma il diritto al lavoro del dipendente.
• Per i dipendenti che hanno un diritto a lavorare nel Regno Unito limitato nel tempo, occorre mettere in atto un sistema complesso per segnalare le date di scadenza con largo anticipo, in modo che una verifica di controllo possa essere effettuata in tempo utile.
• Quando si ereditano dipendenti, ai sensi del TUPE (Transfer of Undertakings (Protection of Employment) regulations), non è sempre possibile fare affidamento in modo sicuro ai controlli effettuati dal precedente datore di lavoro. È necessario dunque effettuare gli opportuni controlli di legge, entro il periodo di tolleranza di 60 giorni dalla data del trasferimento del dipendente, per verificare la presenza di documenti mancanti e registrare correttamente tutte le date di scadenza dei visti al fine di proteggersi da una sanzione civile.
• Le prove che confermano il diritto al lavoro devono essere conservate in modo sicuro (elettronicamente o su supporto cartaceo) per la durata in cui il lavoratore è assunto e per i due anni successivi.