Regno Unito: formalita’ della riorganizzazione aziendale

Un gruppo societario può dare effetto ad una riorganizzazione aziendale a partire da una data precedente, indicando espressamente tale volontà nel contratto. Questo accordo sarà efficace solo tra le parti interessate e non modificherà gli obblighi nei confronti di terzi, in particolare verso l’HMRC, Agenzia delle Entrate inglese. Il revisore di una società potrebbe contestare i tentativi di dare effetto retroattivo a una riorganizzazione, quindi e’ preferibile consultare il revisore prima di intraprendere operazioni di questo tipo.

Se i passaggi di una riorganizzazione si sono verificati senza formalità, è possibile adottare misure per ratificare e documentare le transazioni effettuate. In tal caso, di solito ci saranno prove sotto forma di estratti conto bancari. Quando gli atti o i documenti sono soggetti a determinate formalità, questi produrranno effetti nel momento in cui queste formalità vengono adempiute, ad esempio nei casi delle registrazioni e le notifiche.

Le situazioni di cui sopra sono nettamente distinte rispetto all’azione di retrodatare un documento (ovvero datare un documento con una data precedente a quella in cui è effettivamente stato sottoscritto). I documenti retrodatati possono comportare la commissione di numerosi reati, tra cui il Theft Act del 1968, il Fraud Act del 2006 e il Forgery and Counterfeiting Act del 1981 e possono inoltre costituire una falsa dichiarazione, che potrebbe dar luogo a responsabilità civile.

Quanto ai documenti necessari per una riorganizzazione aziendale, di solito non è necessario includere numerose garanzie nei documenti redatti tra i membri dello stesso gruppo, per questo motivo i documenti che attuano una riorganizzazione sono generalmente più brevi e meno dettagliati nel contenuto. Tuttavia, è sempre importante che le transazioni effettuate e i relativi termini siano correttamente registrati, autorizzati ed eseguiti. In alcuni casi, può essere appropriato un approccio più rigoroso, ad esempio quando risultano problemi circa la solvibilità di una delle parti , o nei casi in cui si vuole trasferire la posizione di una delle parti in seguito alla riorganizzazione.

Le riorganizzazioni che comportano un trasferimento di azioni o di un’attività economica comportano in genere la seguente documentazione:

• un accordo di acquisto di proprietà o di azioni;
• documentazione formale di trasferimento (ad esempio, contratti di cessioni o licenze di diritti di proprietà intellettuale);
• documenti accessori, inclusi verbali o risoluzioni del consiglio di amministrazione o degli azionisti, notifiche ad HMRC, autorizzazioni o domande, accordi di prestito;
• documenti vari ed eventuali (ad es. accordi di servizio e licenze aggiuntive di proprietà intellettuale).

Alle società pubbliche si possono applicare restrizioni aggiuntive, come il divieto di fornire assistenza finanziaria, rendendone potenzialmente più difficili le riorganizzazioni. Oltre alle norme di diritto societario, le società pubbliche quotate in borsa dovranno conformarsi alle regole e ai requisiti della borsa, che possono includere requisiti aggiuntivi, restrizioni e obblighi di comunicazione, ad esempio in relazione a transazioni con le  parti correlate.

Le fasi che seguono una riorganizzazione spesso includono:

• annunci pubblici (particolarmente rilevanti se una delle società del gruppo è una società quotata, soggetta alle regole di quotazione – Listing Rules– e ai DTR – Disclosure Guidance and Transparency Rules );
• domande a HMRC per sgravi dell’imposta di bollo;
• registrazioni dei nuovi dettagli sulla titolarità della proprietà intellettuale;
• notifiche ai proprietari come richiesto dal contratto di locazione;
• esecuzione di novazioni e relativi avvisi di cessione a clienti e fornitori;
• questioni amministrative, compresa la documentazione per assicurazioni, PAYE, buste paga, pensioni e IVA;
• deposito della documentazione presso Companies House;
• aggiornamento dei libri aziendali.