Il 27 giugno 2020 è entrato in vigore il Corporate Insolvency and Governance Act 2020, con lo scopo di fornire alle società una maggiore flessibilità in risposta alla pandemia di Covid-19. In questo articolo verranno descritte le modifiche alle procedure relative alle assemblee generali annuali (AGM) ed alle scadenze previste da Companies House; inoltre, l’Atto prevede delle misure che introducono maggiore flessibilità in relazione alla disciplina dell’insolvenza, allo scopo di aiutare le società che operano in questo momento di difficoltà.
Le società pubbliche devono convocare una AGM entro sei mesi dalla fine del periodo contabile rilevante e devono trasmettere il proprio bilancio entro il medesimo termine, mentre le società private dovranno convocare la AGM nel rispetto delle previsioni dello statuto societario. L’Atto si propone di semplificare i requisiti e le condizioni applicabili alla luce della situazione corrente e delle restrizioni sugli spostamenti e sugli assembramenti.
Le modifiche alle AGMs ed alle altre assemblee generali dei soci si applicano retroattivamente a partire dal 26 marzo 2020 fino al 30 settembre 2020 (periodo rilevante), anche se il Segretario di Stato potrà prevedere un periodo di applicazione più breve oppure estenderlo fino al 5 aprile 2021.
Durante il periodo rilevante, le seguenti modifiche troveranno applicazione e prevarranno su qualsiasi previsione contrastante prevista dallo statuto della società:
- Ogni società a cui è normalmente richiesta la convocazione della AGM durante il periodo rilevante potrà adesso convocarla in qualsiasi momento antecedente il 30 settembre 2020. Tuttavia, nel caso in cui la AGM sia già stata convocata, questa non potrà essere rimandata, a meno che non sia previsto dallo statuto societario.
- Non vi sono previsioni circa il luogo in cui le AGMs dovranno essere convocate;
- Le AGMs potranno svolgersi tramite l’utilizzo di piattaforme online e le votazioni potranno essere effettuate in via telematica;
- Le AGMs potranno essere convocate senza la necessità che un certo numero di partecipanti sia presente contemporaneamente nello stesso luogo.
Potrebbe essere questo il momento per le società di rivedere e modificare i propri statuti societari nella parte in cui disciplinano le assemblee generali. Ad esempio, potrebbero prevedere nuove procedure più tecnologiche per le AGM, da applicare una volta che le previsioni dell’Atto non saranno più in vigore, introducendo la possibilità di svolgere assemblee ibride per permettere ai soci di partecipare in via elettronica piuttosto che fisicamente.
L’atto prevede, inoltre, la possibilità per il Segretario di Stato di estendere i termini previsti per la presentazione di alcuni documenti, come previsto dai regolamenti entrati in vigore il 27 giugno 2020. La guida pubblicata da Companies House il 1° luglio 2020 offre maggiori informazioni circa le varie modifiche, tra cui:
- Bilanci: alle società sono concessi 3 mesi di estensione per la trasmissione dei bilanci se il termine per la loro presentazione è tra il 27 giugno 2020 ed il 5 aprile 2021. Tale proroga si applica a partire dalla scadenza prevista per la presentazione del bilancio. Le società potranno visualizzare le nuove scadenze sul sito internet di Companies House.
- Confirmation statement: in generale, le società possono presentare il Confirmation statement entro 14 giorni dalla scadenza del periodo rilevante. Secondo le previsioni dei regolamenti, tale termine è automaticamente esteso a 42 giorni.
- Comunicazione di altri eventi rilevanti: il periodo per la trasmissione a Companies House di moduli per comunicare cambiamenti, come la modifica delle informazioni relative agli amministratori, ai PSC ed alla sede societaria è stato esteso a 42 giorni.
