Verificare il diritto al lavoro di un individuo è un obbligo legale per i datori di lavoro del Regno Unito e un passo importante per prevenire l’occupazione illegale. I controlli sullo status di lavoratore confermano l’idoneità di un individuo a lavorare nel Regno Unito e aiutano i datori di lavoro a evitare sanzioni significative, tra cui multe e danni alla reputazione.
Sviluppi recenti, come il passaggio al sistema di immigrazione digitale eVisa e l’eliminazione graduale dei permessi di soggiorno biometrici (BRP), impongono ai datori di lavoro di adattare i propri processi per soddisfare i requisiti aggiornati.
Come effettuare i controlli sul diritto al lavoro
Il Ministero dell’Interno fornisce linee guida chiare sui vari modi in cui i datori di lavoro possono effettuare una verifica del diritto al lavoro, tra cui controlli manuali dei documenti, verifica digitale tramite Identity Service Provider (IDSP), controlli del codice di condivisione online ed Employer Checking Service (ECS).
Il controllo manuale dei documenti era l’unico metodo per verificare il diritto di un individuo al lavoro, prima dell’introduzione della verifica digitale. Rimane un’opzione quando i controlli digitali non sono possibili o disponibili. Tuttavia, con l’eliminazione graduale dei BRP, l’affidamento ai registri digitali significa che i datori di lavoro non riceveranno o conserveranno più prove fisiche del diritto al lavoro per i titolari di eVisa. Con un controllo manuale, i datori di lavoro devono ottenere, controllare e conservare copie di documenti originali e accettabili dell’individuo, come il passaporto. L’ispezione comporta la conferma che il documento è valido, che la fotografia corrisponde alla persona e che i dettagli corrispondono all’identità dell’individuo. Occorre inoltre che i datori di lavoro annotino la data in cui è stato completato il controllo.
Identity Service Provider (IDSP)
I controlli digitali del diritto al lavoro, facilitati da Identity Service Provider (IDSP) certificati, offrono un approccio più snello per verificare i cittadini britannici e irlandesi utilizzando i loro passaporti validi o altri documenti di identità accettati. Mentre questo metodo riduce l’onere amministrativo e il rischio di errore umano, i datori di lavoro devono garantire che l’IDSP scelto sia conforme agli standard dell’Home Office.I datori di lavoro restano inoltre tenuti a esaminare i risultati e a conservarne le prove come parte dei propri registri di conformità.
Il codice di condivisione
Il sistema online dell’Home Office può ora essere utilizzato per verificare lo stato di immigrazione di una persona quando l’individuo fornisce un codice di condivisione del diritto al lavoro. Per controllare un codice di condivisione , i datori di lavoro inseriscono il codice fornito dall’individuo, insieme alla sua data di nascita, consentendo al sistema di generare una conferma ufficiale del suo diritto a lavorare nel Regno Unito. Una copia di questa conferma deve essere conservata come parte dei registri di conformità del datore di lavoro, fungendo da prova che il controllo è stato condotto correttamente.
L’Employer Checking Service
L’Employer Checking Service (ECS) viene utilizzato quando il diritto di una persona al lavoro non può essere immediatamente confermato tramite la documentazione standard o il sistema online. Ad esempio, se qualcuno è in attesa di una decisione su una domanda di immigrazione o di una proroga, un controllo ECS può verificare il suo diritto provvisorio al lavoro. Si consiglia ai datori di lavoro di tenere traccia di tutti i risultati del controllo ECS come parte delle loro pratiche di conformità.
Tempistiche dei controlli
Per restare conformi, i datori di lavoro dovrebbero istituire un sistema strutturato per condurre e documentare i controlli sul diritto al lavoro. I datori di lavoro devono assicurarsi che questi controlli siano completati prima che un individuo inizi a lavorare e dovrebbero anche rivedere periodicamente lo stato del diritto al lavoro dei dipendenti con permessi temporanei o limitati per garantire il loro stato legale continuo.
Conseguenze per il mancato adempimento di questi doveri
I datori di lavoro che assumono individui senza il diritto legale al lavoro possono affrontare sanzioni civili fino a £ 45.000 per prima violazione, o fino a £ 65.000 per recidive. Violazioni più gravi o ripetute possono anche comportare sanzioni penali.
