L’articolo L.225-37 del Codice di Commercio francese (Code du commerce) permetteva di prendere in considerazione gli amministratori che partecipavano a sessioni di videoconferenza o di teleconferenza ai fini del calcolo del quorum e della maggioranza, a condizione che il Consiglio di amministrazione avesse adottato un regolamento interno che autorizzasse questo metodo di partecipazione e che lo Statuto non lo vietasse.
Tuttavia, il Codice di Commercio francese ha mantenuto l’obbligo di calcolare il quorum sulla base del numero di amministratori fisicamente presenti per le riunioni del CdA convocate per l’approvazione del bilancio consolidato e per la redazione del rapporto di gestione e della relazione sulla gestione del gruppo.
Dopo aver beneficiato di misure flessibili legate al COVID fino al 31 luglio 2022, il ritorno al sistema legale che richiede la presenza fisica della metà degli amministratori per la validità delle riunioni di chiusura dei conti si è rivelato un vincolo per molte SA, i cui CdA si sono internazionalizzati, mentre la videoconferenza è diventata un metodo di riunione a sé stante.
La legge n°2024-537 del 13 giugno 2024, volta ad aumentare il finanziamento delle imprese e l’attrattiva della Francia (la “legge”), ha modificato l’articolo L.225-37 del Codice di Commercio per eliminare tali restrizioni, a condizione che non vi siano disposizioni contrarie nello Statuto o nei regolamenti interni. D’ora in poi, la possibilità per gli amministratori di partecipare alle riunioni del CdA mediante telecomunicazione è di diritto e non richiede piu’ l’adozione di un regolamento interno. Queste disposizioni sono applicabili dal 14 settembre 2024.
Per poter sfruttare appieno questa flessibilità, è necessario modificare lo Statuto di una societa’ per azioni, che include le restrizioni legali, presentando una delibera in tal senso alla prima Assemblea generale che verra’ convocata.
Occorre inoltre verificare che lo Statuto della societa’ non contenga restrizioni all’uso delle telecomunicazioni. La modifica del regolamento e’ di competenza del CdA.
La legge consente ancora all’atto costitutivo o allo Statuto della società di vietare l’uso di questo metodo di riunione (ad eccezione delle società per azioni quotate in borsa, dove tale divieto statutario non è più in vigore), di limitarne l’uso per determinate decisioni o di prevedere un diritto di opposizione da parte di un determinato numero di amministratori.
Quando viene convocata un’Assemblea generale, è consigliabile modificare anche lo Statuto, sia per aggiornare le disposizioni sulla consultazione scritta, sia per rendere possibile la consultazione scritta. Questo elenco molto limitato rendeva questo metodo decisionale poco pratico. La consultazione scritta puo’ ora essere utilizzata per qualsiasi decisione senza restrizioni, anche per via elettronica, a condizione che una disposizione dello Statuto lo autorizzi.
Lo Statuto di una società per azioni dovrà specificare le modalità di consultazione scritta (termine, modalità, anche per via elettronica) e dovrà in ogni caso riservare un diritto di opposizione a ciascun amministratore: sarà opportuno essere pragmatici nella redazione dello Statuto per sfruttare gli strumenti digitali che facilitano la consultazione scritta che il legislatore ora autorizza, pur garantendo un minimo di processo e di certezza giuridica.
Infine, il legislatore ha introdotto la possibilità per i membri del CdA di votare per posta, previa disposizione statuaria. Tuttavia, l’uso pratico di questa opzione sembra piu’ limitato in questa fase, poiché’ presuppone che il contenuto preciso delle delibere del CdA sia noto in anticipo. Inoltre, la sua attuazione è subordinata all’adozione di un decreto che specifichi le informazioni da inserire nel modulo di voto per corrispondenza.
