Coronavirus Job Retention Scheme: aggiornamenti

Il 26 marzo il Governo ha pubblicato sul proprio sito internet (gov.uk) degli aggiornamenti riguardanti l’applicazione del nuovo Coronavirus Job Retention Scheme.

In sintesi, il Coronavirus Job Retention Scheme è uno schema temporaneo accessibile da tutti i datori di lavoro inglesi per almeno 3 mesi, a partire dal 1 marzo 2020. Lo schema dovrebbe divenire operativo entro la fine del mese di aprile. Ha lo scopo di fornire assistenza ai datori di lavoro le cui attività sono state fortemente colpite dal Coronavirus (COVID-19). I datori di lavoro potranno accedere ad un portale online per richiedere l’80% dei costi sostenuti mensilmente per gli stipendi dei propri dipendenti per i lavoratori che verranno messi in furlough (ovvero in congedo lavorativo), fino ad un massimo di £2,500 per dipendente al mese, in aggiunta ai contributi relativi all’Employer National Insurance e ai contributi pensionistici minimi che i datori di lavoro sono tenuti a corrispondere in relazione ad ogni salario.

Lo schema è accessibile a tutti i datori di lavoro che abbiano attivato il proprio sistema di buste paga entro e non oltre il 28 febbraio 2020 e che possiedono un conto corrente nel Regno Unito.

Vediamo adesso nel dettaglio l’ambito applicativo di questo schema, come specificato dal Governo nella giornata del 26 marzo.

Chi può accedere allo schema

Qualsiasi organizzazione inglese che abbia dei dipendenti può accedere allo schema, comprese:

• Imprese;
• Enti di beneficienza
• Agenzie di collocamento
• Autorità pubbliche

Occorrerà aver iniziato ad avere un sistema retributivo operante entro e non oltre il 28 febbraio 2020 ed avere un conto corrente bancario nel Regno Unito.

Se una società viene messa in amministrazione controllata, l’amministratore potrà comunque avere accesso al Job Retention Scheme.

Organizzazioni nel settore pubblico

Il Governo ritiene che non molte organizzazioni del settore pubblico richiederanno l’accesso a questo schema, in quanto la maggior parte dei dipendenti pubblici sta ancora lavorando e fornendo servizi pubblici essenziali.

Nel caso in cui un datore di lavoro riceva dei finanziamenti pubblici per sostenere i costi relativi allo staff in modo continuativo, il Governo si aspetta che il datore di lavoro continui ad utilizzare quei fondi per pagare gli stipendi dei propri lavoratori e non metta tali lavoratori in furlough. Quanto detto vale anche per i datori di lavoro operanti in settori non pubblici ma che ricevono fondi pubblici per pagare il proprio staff.

Le organizzazioni che stanno ricevendo finanziamenti pubblici allo scopo specifico di fornire servizi essenziali in risposta alla diffusione del COVID-19 non dovrebbero mettere in furlough i membri del proprio staff.

In un numero ristretto dei casi, ad esempio quando le organizzazioni non sono finanziate in via principale dal governo ed il cui staff non può essere utilizzato per far fronte all’emergenza coronavirus, lo schema potrà risultare appropriato per alcuni membri dello staff.

Lavoratori dipendenti per cui è possibile richiedere lo schema

I cosiddetti “furloughed employees” devono far parte dello schema di PAYE del datore di lavoro alla data del 28 febbraio 2020 e possono avere qualsiasi contratto di lavoro, compresi:

• Contratti a tempo pieno;
• contratti part-time;
• contratti d’agenzia;
• contratti flessibili “zero-hour”.

Lo schema si applica, inoltre, ai dipendenti in esubero dal 28 febbraio in poi, se riassunti dal datore di lavoro.

Per poter accedere al sussidio, mentre si trovano in furlough, i lavoratori non dovranno svolgere alcun tipo di attività lavorativa per conto dell’organizzazione per cui lavorano. Ciò comprende prestazioni di servizi e produzione di fatturato. Mentre si trova in aspettativa, il salario del dipendente sarà comunque soggetto ad imposta sul reddito ed altre deduzioni.

Se un dipendente sta lavorando, ma ad orari ridotti, o con uno stipendio ridotto, non potrà avere accesso a tale schema ed il datore di lavoro dovrà continuare a pagare il dipendente secondo i termini del contratto di lavoro stipulato.

I datori di lavoro dovranno discutere con il proprio staff ed apportare eventuali modifiche contrattuali in forma scritta.

Per poter accedere allo schema, i datori di lavoro dovranno scrivere ai propri dipendenti per confermare che sono stati messi in furlough e tenere una copia della comunicazione.

I dipendenti assunti dopo il 28 febbraio 2020 non potranno essere messi in congedo lavorativo o richiedere il sussidio in applicazione di questo schema. Un datore di lavoro non deve obbligatoriamente mettere tutti i propri dipendenti in furlough. Tuttavia, i dipendenti in furlough non potranno svolgere nessuna attività lavorativa.

Se un dipendente si trova in una situazione di “unpaid leave”   

I dipendenti che non svolgono attività lavorativa e non sono retribuiti non potranno accedere allo schema, a meno che non si siano stati messi in unpaid leave in un momento successivo al 28 febbraio.

Se un dipendente ricevere la Statutory Sick Pay

I dipendenti malati o in auto-isolamento preventivo dovrebbero ricevere la Statutory Sick Pay, ma al termine del periodo di malattia potranno essere messi in furlough.

Se un dipendente svolge più di un lavoro

Se un dipendente non ha un solo datore di lavoro, potrà essere messo in furlough in relazione ad ogni lavoro svolto. Ogni lavoro è distinto e separato dagli altri e lo schema è accessibile da ogni datore di lavoro.

 Se un dipendente svolge volontariamente attività lavorativa o attività di training

Un dipendente in furlough può decidere di svolgere delle attività lavorative in modo spontaneo oppure dei training formativi, sempre che non offra dei servizi o produca del fatturato per o in nome della società per cui lavora.

Tuttavia, se ai dipendenti viene richiesto, ad esempio, di completare dei corsi online di formazione durante il periodo in cui sono in aspettativa, allora dovrà essergli corrisposto almeno il National Living Wage o il National Minimum Wage per la durata del training, anche se è superiore all’80% del salario corrisposto sotto forma di sussidio.

Se un dipendente è in maternità, paternità oppure in aspettativa per adozione

I soggetti che sono, o intendono andare, in maternità dovranno obbligatoriamente farlo per almeno due settimane (4 settimane se lavorano in una fabbrica) immediatamente dopo la nascita del figlio. Questo, infatti, costituisce un requisito essenziale per garantire la sicurezza e la salute della madre. Nella pratica, molte donne iniziano il periodo di maternità prima della nascita del figlio.

Se il dipendente è idoneo a ricevere la Statutory Maternity Pay (SMP), le regole ordinarie troveranno applicazione e potrà richiedere fino a 39 settimane di statutory pay.

I dipendenti che possono accedere alla SMP potranno ricevere il 90% del loro reddito settimanale per le prime 6 settimane, seguite da 33 settimane in cui riceveranno la statutory flat rate. La statutory flat rate ammonta al momento a £148.68 alla settimana, ma presto, a partire da aprile 2020, sarà di £151.20. È possibile che alcuni contratti di lavoro prevedano una retribuzione apposita nel caso di maternità e tale retribuzione potrà essere richiesta attraverso l’accesso al Job Retention Scheme.

Gli stessi principi si applicano nel caso in cui il dipendente ottenga il congedo di paternità o quello per l’adozione.

Stipendio che è possibile richiedere a titolo di sussidio

Spetta ai datori di lavoro richiedere l’accesso a questo schema. Il datore di lavoro riceverà un sussidio da parte di HMRC idoneo a coprire l’80% dello stipendio di un dipendente oppure £2,500, insieme ai contributi a carico del datore di lavoro (National Insurance e contributi pensionistici), calcolati sull’80% del salario. Commissioni e bonus non sono inclusi nello schema.

Il datore di lavoro potrà scegliere di corrispondere il rimanente 20% dello stipendio dei propri dipendenti in furlough.

Lavoratori full-time e lavoratori part-time

Per i lavoratori full time e part time, per accedere allo schema e richiedere l’80% dello stipendio a titolo di sussidio, dovrà considerarsi il loro salario attuale al lordo delle imposte, come previsto alla data del 28 febbraio 2020.

Lavoratori il cui stipendio è variabile

Se il dipendente è stato assunto e ha svolto la propria attività lavorativa per 12 mesi prima di accedere allo schema, sarà possibile richiedere:

• Il salario mensile corrisposto nello stesso mese dell’anno precedente;
• Il salario medio mensile per l’anno fiscale 2019-2020.

Al contrario, se il dipendente è stato assunto per un periodo di tempo più breve, sarà possibile richiedere il salario medio mensile calcolato in base ai mesi in cui ha lavorato.

Se il dipendente ha iniziato a lavorare a febbraio 2020, occorrerà fare riferimento ad una cifra pro-rata, relativa agli stipendi fino ad ora ricevuti.

Una volta determinato il salario da richiedere ad HMRC, il datore di lavoro dovrà calcolare i contributi da richiedere in relazione a tale ammontare.

Employer National Insurance e Pension Contributions

I datori di lavoro dovranno continuare a corrispondere i contributi su di loro gravanti in relazione ai salari dei dipendenti in furlough.

I datori di lavoro potranno richiedere ad HMRC la corresponsione dell’importo massimo dell’80% dello stipendio dei dipendenti fino a £2,500 mensili, insieme ai contributi dell’Employer National Insurance ed ai contributi minimi pensionistici a carico del datore di lavoro.

Se il datore decide di corrispondere il rimanente 20% dello stipendio ai lavoratori in furlough, i contributi in relazione al 20% addizionale non potranno essere richiesti attraverso l’accesso al Job Retention Scheme. Inoltre, non sarà possibile richiedere il pagamento dei contributi pensionistici superiori a quelli minimi previsti per legge del 3%.

National Living Wage e National Minimum Wage

I lavoratori dipendenti sono intitolati a ricevere il National Living Wage (NLW) o il National Minumum Wage (NMW) per le ore di lavoro svolte.

Di conseguenza, i lavoratori in furlough che non stanno lavorando, dovranno ricevere l’80% del loro salario, anche se, considerando le ore di lavoro da loro normalmente svolte, tale ammontare risulta inferiore al NLW o al NMW.

Tuttavia, se ai lavoratori in furlough è richiesto di svolgere dei training formativi online, dovranno almeno ricevere il NLW/NMW in relazione al tempo trascorso in training, anche se tale ammontare risulta superiore all’80% del salario che verrà ricevuto sotto forma di sussidio.

Procedura per accedere allo schema

I datori di lavoro dovranno confrontarsi con il proprio staff ed apportare le modifiche necessarie ai contratti di lavoro. Potrà rendersi necessario rivolgersi a consulenti legali per ricevere delle consulenze in materia. Se un numero sufficiente di lavoratori è coinvolto, potrà diventare necessario adottare dei procedimenti di consultazione collettiva per ottenere degli accordi per apportare le modifiche ai termini contrattuali.

Per accedere allo schema occorre indicare:

• Il numero di identificazione dell’ePAYE;
• Il numero di lavoratori messi in furlough;
• Il periodo per il quale si richiede il sussidio (data di inizio e di fine);
• Ammontare richiesto (per il termine minimo di 3 settimane di furlough);
• Il numero del conto corrente bancario ed il sort code;
• Il proprio nome;
• Il numero di telefono per eventuali comunicazioni.

I datori di lavoro dovranno calcolare l’ammontare di stipendi da richiedere ad HMRC. HMRC si riserva il diritto di controllare a posteriori le circostanze ed i presupposti della richiesta.

La richiesta

Il portale online attraverso cui accedere allo schema non è ancora disponibile. Il governo ritiene che diventerà operativo entro la fine di aprile 2020.

Le richieste possono essere retrodatate fino al 1 marzo 2020.

Cosa fare dopo che la richiesta è stata inviata

Una volta che HMRC riceverà la richiesta, corrisponderà il sussidio tramite un versamento sul conto corrente inglese indicato.

I datori di lavoro dovranno corrispondere ai lavoratori in furlough l’intero ammontare ricevuto a titolo di sussidio, non sarà possibile applicare nessuna fee aggiuntiva sull’importo ricevuto a titolo di sussidio. Sará possibile corrispondere il rimanente 20% del salario del lavoratore, pur non essendo un requisito normativamente richiesto.

Quando il governo ritirerà lo schema

Quando il governo deciderà di ritirare lo schema, i datori di lavoro dovranno prendere delle decisioni, in base alle circostanze del loro caso, in relazione alla posizione dei propri lavoratori, ovvero se farli ritornare a lavorare o meno. Nel secondo caso, sarà opportuno considerare eventuali risoluzioni del contratto di lavoro.

Dipendenti in furlough

I dipendenti in furlough godono degli stessi diritti che avevano in precedenza. Ciò include l’accesso alla Statutory Sick Pay, diritti relativi al congedo di maternità, diritti a tutela del lavoratore in caso di licenziamento senza giusta causa e diritto ai sussidi di disoccupazione.

Una volta che lo schema non sarà più accessibile, HMRC continuerà a processare eventuali pagamenti dovuti prima della chiusura dello schema.

Imposta sul reddito e Employee National Insurance

Gli stipendi dei lavoratori in furlough saranno soggetti all’imposta sul reddito e alla National Insurance, come regolarmente avviene. I dipendenti pagheranno i contributi pensionistici automatici sul reddito percepito, a meno che non abbiamo deciso di non corrisponderli o di sospendere l’accantonamento di risparmi in un fondo pensionistico presso il proprio datore di lavoro.

Inoltre, i lavoratori saranno responsabili del pagamento della Employee National Insurance.

Trattamento fiscale del sussidio concesso tramite il Coronavirus Job Retention Scheme

I trattamenti ricevuti dalle aziende e società in applicazione dello schema sono concessi per bilanciare i costi di gestione deducibili. Dovranno, conseguentemente, essere indicati nel reddito imponibile ai fini del calcolo dell’imposta del reddito delle società, secondo i principi vigenti in materia.

Le società possono detrarre i costi relativi alla gestione ed al mantenimento del personale come di consueto, calcolando i profitti imponibili secondo l’imposta sul reddito delle società.