Il Segretario
Il segretario della società assume solitamente la posizione di capo responsabile amministrativo della società; il suo ruolo ha quindi un peso alquanto significativo nell’ambito del normale funzionamento di una società Limited. Le società per azioni pubbliche (PLC) hanno l’obbligo per legge di designare un segretario. Tale norma non si applica alle società’ per azioni private (LTD), le quali comunque hanno la facoltà di nominare tale figura se lo ritengono necessario. Gli estremi del segretario devono essere registrati nei registri sociali. Il Registro delle Imprese deve essere inoltre prontamente informato di eventuali modifiche. Gli amministratori istruiscono e determinano le funzioni del segretario della società. Il segretario si assicura che l’amministrazione della società sia condotto nel rispetto degli obblighi e di leggi, quali ad esempio:
- Redigere i registri sociali e mantenerli aggiornati;
- Rispettare le scadenze relative alle dichiarazioni annuali da inviare al Registro delle Imprese;
- Organizzazione e verbalizzare le assemblee dell’organo di amministrazione;
- Garantire che le registrazioni contabili siano mantenute in conformità alle disposizioni di legge;
- Garantire che il bilancio sia preparato e depositato in conformità alle disposizioni di legge;
- Monitorare in generale che le attività’ della società’ sia condotte in conformità’ alle disposizione di legge;
- Opporre la propria firma sui documenti societari ove richiesto dalla legge;
Il segretario della società ha inoltre il potere di concludere contratti con terzi nell’ambito delle ordinarie necessità di amministrazione della società.
Al segretario è solitamente demandato il compito di mantenere i seguenti registri sociali, come previsto per legge per tutte le società:
- Registro dei soci;
- Registro delle ipoteche e pegni;
- Registro degli amministratori e segretari;
- Copia dei contratti di servizio e indennità degli amministratori;
- Copia delle delibere di soci, amministratori e dei verbali delle assemblee;
- Registro degli obbligazionisti (tale registro non e’ obbligatorio, ma ove esistente esso
- deve essere mantenuto in conformità al Companies Act 2006).
- Registro degli interessi in azioni (solamente per le società PLC);
Il segretario della società e’ la figura solitamente demandata al trasmettere l'”Annual Return” al Registro delle Imprese, debitamente aggiornato alla data prescritta per legge, che può essere l’anniversario di costituzione o l’anniversario della data del precedente “Annual Return”. Tale documento contiene le seguenti informazioni:
- L’indirizzo della sede legale della società.
- L’indirizzo (se differente) dove sono depositati e mantenuti i registri sociali;
- Il tipo di società e le sue attività principali;
- Il numero totale di azioni emesse, il loro valore nominale complessivo e gli importi pagati e non pagati per ogni azione;
- Per ciascuna categoria di azioni, i diritti di tali azioni, il numero totale di azioni della categoria e il loro valore nominale complessivo;
- I dati relativi ai membri della società;
- I dati di coloro che hanno cessato di essere membri dopo l’invio dell’ultimo “Annual Return”.
- Il numero di azioni di ciascuna classe detenute dai membri alla data dell'”Annual Return”, ed i trasferimenti avvenuti dalla data di costituzione o dall’ultimo “Annual Return”.
- I dati relativi agli amministratori e segretari;
Il segretario e’ inoltre solitamente responsabile del deposito delle copie delle delibere speciali presso il Registro delle Imprese, entro 5 giorni dalla loro approvazione. Questo, naturalmente, include le modifiche allo Statuto, una cui copia cartacea del documento deve essere allegato alla comunicazione.
Esistono delle precise scadenze per il deposito delle informazioni previste per legge. Eventuali ritardi possono essere sanzionati per legge, ed azioni di responsabilità’ promosse contro la società ed i suoi amministratori.
Il segretario ha gli stessi obblighi di corretta gestione ed amministrazione in capo agli amministratori. Ad esempio, egli, in qualità di ufficiale della società, può (assieme agli amministratori) essere sanzionato per la mancata o tardiva presentazione del bilancio o dell'”Annual Return”.
