Now that you have decided on starting your own business, you will have to determine what business structure or form of organization suits your needs. The structure of your business will depend on whether you want to run your business yourself or with a partner or associates. There are four types of business structures: sole proprietorship, partnerships, corporations and cooperatives.

Sole proprietorship

With this type of business organization, you would be fully responsible for all debts and obligations related to your business and all profits would be yours alone to keep. As a sole owner of the business, a creditor can make a claim against your personal or business assets to pay off any debt.

Advantages:

• easy and inexpensive to form a sole proprietorship (you will only need to register your business name provincially, except in Newfoundland and Labrador);
• relatively low cost to start your business
• lowest amount of regulatory burden
• direct control of decision making
• minimal working capital required to start-up
• tax advantages if your business is not doing well, for example, deducting your losses from your personal income, lower tax bracket when profits are low, and so on
• all profits will go to you directly

Disadvantages:

• unlimited liability (if you have business debts, personal assets would be used to pay off the debt)
• income would be taxable at your personal rate and, if your business is profitable, this may put you in a higher tax bracket
• lack of continuity for your business, if you need to be absent
• difficulty raising capital on your own

Partnerships

A partnership would be a good business structure if you want to carry on a business with a partner and you do not wish to incorporate your business. With a partnership, you would combine your financial resources with your partner into the business. You can establish the terms of your business with your partner and protect yourself in case of a disagreement or dissolution by drawing up a specific business agreement. As a partner, you would share in the profits of your business according to the terms of your agreement.

You may also be interested in a limited liability partnership (LLP) in the business. This means that you would not take part in the control or management of the business, but would be liable for debts to a specified extent only.

When establishing a partnership, you should have a partnership agreement drawn up with the assistance of a lawyer, to ensure that:

• you are protecting your interests
• that you have clearly established the terms of the partnership with regards to issues like profit sharing, dissolving the partnership, and more
• that you meet the legal requirements for a limited partnership (if applicable)

Advantages:

• easy to start-up a partnership
• start-up costs would be shared equally with you and your partner
• equal share in the management, profits and assets
• tax advantage, if income from the partnership is low or loses money (you and your partner include your share of the partnership in your individual tax return)

Disadvantages:

• similar to sole proprietorship, as there is no legal difference between you and your business
• unlimited liability (if you have business debts, personal assets would be used to pay off the debt)
• hard to find a suitable partner
• possible development of conflict between you and your partner
• you are held financially responsible for business decisions made by your partner (for example, contracts that are broken)

Corporations

Another business structure is to incorporate your business. This can be done at the federal or provincial level. When you incorporate your business, it is considered to be a legal entity that is separate from the owners and shareholders. As a shareholder of a corporation, you will not be personally liable for the debts, obligations or acts of the corporation.

Advantages:

• limited liability
• ownership is transferable
• continuous existence
• separate legal entity
• easier to raise capital
• possible tax advantage as taxes may be lower for an incorporated business

Disadvantages:

• a corporation is closely regulated
• more expensive to incorporate than a partnership or sole proprietorship
• extensive corporate records required, including shareholder and director meetings, and documentation filed annually with the government
• possible conflict between shareholders and directors
• possible problem with residency of directors, if they are in another province or the majority are not Canadian

Cooperatives

The last business structure you could create is a cooperative. With a cooperative, you would have a business that would be owned by an association of members. This is the least common form of business, but can be appropriate in situations where a group of persons or businesses decide to pool their resources to provide access to common needs, such as the delivery of products or services, the sale of products or services, employment, and more.

Advantages:

• owned and controlled by members
• democratic control (one member, one vote)
• limited liability
• profit distribution

Disadvantages:

• possible conflict between members
• longer decision-making process
• participation of members needed for success
• extensive record keeping
• less incentive to invest additional capital

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Forme d’organisation

Maintenant que vous avez décidé de créer votre propre entreprise, vous devrez trouver la structure d’entreprise ou la forme d’organisation qui répond à vos besoins. La structure de votre entreprise dépendra de la façon dont vous voudrez la gérer : seul ou avec des partenaires ou associés. Il existe quatre genres de structures d’entreprise : l’entreprise à propriétaire unique, la société en nom collectif, la société par actions et la coopérative.

Entreprise à propriétaire unique

Si vous choisissez ce type d’organisation, vous serez entièrement responsable de toutes les dettes et obligations liées à votre entreprise. Par contre, tous les profits vous reviendraient. Si vous êtes propriétaire unique d’une entreprise, un créancier pourrait réclamer vos biens personnels ou commerciaux pour rembourser toute dette.

Avantages :

• il est facile et peu coûteux de constituer une entreprise à propriétaire unique (vous n’aurez qu’à enregistrer votre nom d’entreprise au niveau provincial, sauf à Terre-Neuve-et-Labrador);
• les coûts liés à la constitution de votre entreprise sont bas;
• le fardeau de la réglementation est le plus bas des quatre types de société;
• vous avez un contrôle direct sur la prise de décision;
• le fonds de roulement requis pour le démarrage est minimal;
• vous bénéficiez d’avantages fiscaux lorsque votre entreprise se porte mal, p. ex. déduire vos pertes de votre revenu personnel ou bénéficier d’une tranche d’imposition plus basse lorsque vos profits sont moindres, et ainsi de suite;
• tous les profits vous reviendront directement.

Inconvénients :

• votre responsabilité est illimitée (si vous avez des dettes commerciales, vos biens personnels seraient utilisés pour rembourser la dette);
• le revenu que rapporte votre entreprise est imposable à votre taux personnel : si votre entreprise est rentable, vous seriez imposé à une tranche d’imposition plus élevée;
• si vous devez vous absenter, le manque de continuité nuira à votre entreprise;
• il pourrait être difficile de mobiliser des capitaux par vos propres moyens.

Société en nom collectif

La société en nom collectif pourrait être un bon choix, si vous voulez gérer votre entreprise avec un partenaire et si vous ne désirez pas constituer votre entreprise en société. Une société en nom collectif vous permettrait de combiner vos ressources financières à celles d’un partenaire d’affaires. Vous pouvez établir les modalités de votre entreprise avec votre partenaire et vous protéger en cas de désaccord ou de dissolution au moyen d’un accord commercial. En tant que partenaire, vous partagerez les profits réalisés selon les modalités de l’accord.

Une société à responsabilité limitée (s.r.l.) pourrait aussi vous convenir. Si vous choisissez ce type de partenariat, vous ne prendrez pas part au contrôle ou à la gestion de l’entreprise, mais vous ne serez responsable des dettes que jusqu’à un certain degré.

Lorsqu’on établit un partenariat, il est recommandé de dresser un contrat d’association avec l’aide d’un avocat, pour veiller à :

• protéger ses intérêts;
• établir clairement les modalités de l’accord qui traitent des questions comme le partage des profits, la dissolution du partenariat, et ainsi de suite;
• respecter les exigences juridiques liées à l’établissement d’une société à responsabilité limitée (s’il y a lieu).

Avantages :

• il est facile d’établir un partenariat;
• les coûts de démarrage sont partagés également entre vous et votre partenaire;
• la gestion, les profits et les biens sont partagés également;
• vous bénéficiez d’avantages fiscaux, si les revenus découlant du partenariat sont peu élevés ou si vous perdez de l’argent (votre partenaire et vous pouvez inclure votre part du partenariat dans votre déclaration de revenus des particuliers).

Inconvénients :

• la société en nom collectif est semblable à la société à propriétaire unique : légalement, il n’y a aucune différence entre vous et votre entreprise;
• la responsabilité est illimitée (si vous avez des dettes commerciales, vos biens personnels seront utilisés pour rembourser la dette);
• il est difficile de trouver un partenaire qui vous convienne;
• il est possible que vous et votre partenaire ayez des conflits;
• vous serez tenu responsable financièrement des décisions d’affaires prises par votre partenaire (p. ex. bris de contrat).

Société par actions

La société par actions est un autre type d’entreprise. Vous pouvez constituer une telle société au niveau provincial ou fédéral. Lorsque vous constituez votre entreprise en société par actions, votre entreprise devient une entité légale à part entière, distincte de ses propriétaires et actionnaires. En tant qu’actionnaire d’une société par actions, vous ne serez pas tenu personnellement responsable des dettes, des obligations ou des décisions de la société.

Avantages :

• la responsabilité est limitée;
• la propriété est transférable;
• l’existence de la société par actions est continue;
• la société constitue une entité légale distincte;
• il est plus facile de mobiliser des capitaux;
• il est possible de bénéficier d’avantages fiscaux, puisque les entreprises constituées en société pourraient payer moins d’impôts.

Inconvénients :

• les sociétés par actions sont régies par des règlements stricts;
• il est plus coûteux de constituer une société par actions qu’une société en nom collectif ou qu’une entreprise à propriétaire unique;
• les sociétés requièrent la tenue d’un grand nombre de dossiers, notamment tenir des réunions avec les actionnaires et les directeurs, et faire parvenir des documents au gouvernement tous les ans;
• il est possible qu’il y ait des conflits entre les actionnaires et les directeurs;
• il peut y avoir des problèmes liés au lieu de résidence des directeurs (s’ils vivent dans une autre province ou si la majorité d’entre eux ne sont pas canadiens).

Coopératives

La dernière structure d’entreprise que vous pourriez adopter est la coopérative. Si vous choisissez ce modèle, votre entreprise sera détenue par une association de membres. La coopérative est le type d’entreprise le plus rare, mais elle pourrait s’avérer adéquate pour un groupe de personnes ou d’entreprises qui choisissent de regrouper leurs ressources pour répondre à des besoins communs, comme la prestation de produits ou services, la vente de produits ou services, des emplois, et ainsi de suite.

Avantages :

• la coopérative appartient aux membres et est contrôlée par ces derniers;
• la structure d’une coopérative offre un contrôle démocratique (un vote par membre);
• la responsabilité est limitée;
• les profits sont répartis.

Inconvénients :

• les conflits sont possibles entre les membres;
• le processus de prise de décision est long;
• la participation des membres est essentielle au succès;
• la tenue de dossiers est exhaustive;
• il y a moins de motivation à investir des capitaux additionnels.

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