Le clausole di riservatezza mirano a proteggere le informazioni riservate condivise dalle parti nell’ambito della conclusione e dell’esecuzione di un contratto. La parte che ottiene le informazioni riservate si impegna a trattarle con riservatezza, a non comunicarle a terzi e a non utilizzarle per scopi diversi dall’esecuzione del contratto.
La giurisprudenza riconosce l’esistenza di un implicito impegno di riservatezza per le attività svolte da alcuni gruppi professionali. Tuttavia, al fine di garantire una maggiore certezza, e’ raccomandabile inserire nei contratti una clausola di riservatezza esplicita in forma scritta.
Le parti devono definire chiaramente quali informazioni devono essere mantenute riservate. La clausola di riservatezza può includere informazioni che esistevano prima della conclusione dell’accordo, nonché informazioni scambiate nel corso del rapporto contrattuale. Inoltre, anche l’esistenza dell’accordo e il suo contenuto possono essere riservati. Una clausola di riservatezza specifica al meglio quali informazioni devono essere mantenute riservate.
Le informazioni riservate possono essere descritte concretamente, inserendo un elenco dettagliato nella clausola. Tuttavia, se le parti non hanno ancora un quadro completo delle informazioni che saranno condivise o emergeranno al momento della conclusione dell’accordo, le parti possono scegliere di descrivere le informazioni riservate in termini più generali. Poiché le parti spesso non hanno ancora un quadro completo dell’esecuzione dell’accordo, si consiglia di combinare una descrizione concreta delle informazioni riservate con una descrizione più ampia e generale.
Un altro punto di discussione che spesso sorge tra le parti è se l’obbligo di riservatezza sia limitato alle informazioni che la parte divulgante ha espressamente designato come riservate o includa tutte le informazioni scambiate durante la durata dell’accordo. Spesso, le parti decidono di limitare il dovere di riservatezza alle informazioni che una persona ragionevole considererebbe riservate.
Inoltre, la clausola di riservatezza non dovrebbe avere una portata troppo ampia, in quanto la clausola potrebbe non essere valida se eccede il legittimo interesse della parte divulgante. Pertanto, è importante escludere le seguenti informazioni dalle informazioni da mantenere riservate:
- informazioni che la parte ricevente già conosceva indipendentemente dalla parte divulgante prima della conclusione dell’accordo;
- informazioni che la parte ricevente scopre tramite terzi o sviluppa essa stessa; e
- informazioni pubblicamente disponibili o generalmente note.
Infine, è utile prevedere un’eccezione che consenta alle parti di condividere le informazioni riservate nell’ambito di procedimenti giudiziari o arbitrali relativi all’accordo. In alcuni casi, è anche utile includere un’eccezione per i trasferimenti di informazioni alle autorità pubbliche, ad esempio, autorità fiscali e autorità di regolamentazione.
Inoltre, e’ utile specificare ciò che la parte ricevente può e non può fare con le informazioni riservate. In questo senso, si può stabilire che le informazioni riservate non possano essere distribuite o condivise direttamente o indirettamente, che debbano essere protette (ad esempio, limitando l’accesso a tali informazioni), che debbano essere restituite o distrutte al termine dell’accordo e che la parte ricevente non può utilizzare le informazioni per scopi personali, al di fuori dell’ambito di esecuzione dell’accordo.
Secondo un recente orientamento giurisprudenziale, un’obbligazione a tempo indeterminato può sempre essere estinta con ragionevole preavviso. Nel contesto delle clausole di riservatezza, è consigliabile prevedere clausole di riservatezza di una certa durata (ad esempio, l’obbligo di riservatezza termina cinque anni dopo la fine dell’accordo o quando le informazioni riservate perdono la loro natura di riservatezza). La durata stessa dovrebbe essere determinata in base all’oggetto dell’accordo.
Il vantaggio di includere una clausola di riservatezza è dato dalla possibilità di prevedere una sanzione in caso di violazione della stessa, ad esempio, un risarcimento forfettario. In questo caso, è importante garantire che tale risarcimento sia ragionevole e proporzionato al danno che la parte interessata potrebbe subire, fatta salva la necessità di provare il danno effettivamente subito.
