Visite sul posto di lavoro da parte delle autorità americane per l’immigrazione: cosa aspettarsi

Ora più che mai, le aziende che impiegano lavoratori con visto H1B e/o L-1 devono essere preparate ad una visita a sorpresa da parte dei Servizi per la Cittadinanza e l’Immigrazione degli Stati Uniti (USCIS). La prospettiva di ospitare inaspettatamente un rappresentante del governo può far rabbrividire molti datori di lavoro, ma non deve essere così.
L’Ufficio Immigrazione degli Stati Uniti (USCIS) continua ad impegnarsi per garantire il rispetto delle norme da parte dei datori di lavoro, che impiegano lavoratori con visto H1B e/o L-1, visitando i luoghi di lavoro di alcuni lavoratori stranieri selezionati. Queste visite in loco, che, in genere, vengono effettuate da funzionari del Fraud Detection and National Security (FDNS), si svolgono, normalmente, senza alcun preavviso, il che significa che i datori di lavoro e i dipendenti titolari di visto H1B e L-1 devono essere preparati a potenziali visite e sapere cosa aspettarsi.

Il datore di lavoro può richiedere l’identificazione al funzionario FDNS

Un funzionario FDNS deve essere in possesso di un documento d’identità valido e delle credenziali USCIS, che deve mostrare al datore di lavoro. I datori di lavoro devono sempre chiedere l’identificazione di qualsiasi persona, che dichiari di agire per conto del governo. Il funzionario vorrà parlare con il titolare del visto H1B o L-1 (la persona che ha firmato la richiesta di visto). Se questi non è disponibile, il funzionario governativo si rivolgerà ad altro soggetto all’interno dell’azienda, che sia dotato di adeguata autorità per rispondere ad eventuali domande.
È buona prassi che i datori di lavoro informino il proprio dipartimento delle risorse umane o altro personale competente dell’eventualità di ricevere visite da parte di rappresentanti del governo. Se un datore di lavoro desidera essere affiancato da un legale, l’ispettore deve esserne informato e, se necessario, deve essergli concesso il tempo necessario.

Osservazioni dell’ispettore sulla buona fede e sull’attività del datore di lavoro

L’ispettore governativo verificherà che il luogo in cui si trovano l’edificio e i locali dell’azienda del datore di lavoro corrisponda all’indirizzo indicato sulla richiesta di visto. Verrà esaminata l’eventuale segnaletica per verificare la ragione sociale. Ai vicini o ai residenti potrebbe essere chiesto di verificare l’ubicazione e l’esistenza dell’azienda. Verrà preso nota del tipo di locali e potrebbero essere scattate delle fotografie.
Con il permesso di un rappresentante dell’azienda del datore di lavoro, il funzionario governativo potrebbe decidere di visitare i locali dell’azienda. Lo scopo è quello di determinare se l’azienda risulti legittima e svolga effettivamente le attività commerciali indicate nella documentazione pervenuta a sostegno della richiesta di visto.

Domande al datore di lavoro sul dipendente, sulle mansioni lavorative e altri dettagli

Il funzionario governativo potrebbe rivolgere al rappresentante dell’azienda selezionata domande generali sul lavoratore titolare di visto H1B o L-1. Queste domande riguarderanno le informazioni contenute nella richiesta di visto ed, in particolare, i dettagli relativi alla posizione, alle mansioni e ai termini dell’impiego.
Durante la visita, il funzionario cercherà di verificare se il titolare del visto è attualmente impiegato presso l’azienda dal datore di lavoro e ottenere relative prove a sostegno. Qualora il titolare del visto non risultasse, invece, impiegato dall’azienda, l’USCIS potrà richiedere al datore di lavoro ulteriori informazioni sulla posizione e sull’attuale impiego del cittadino straniero. Questo è uno dei motivi, per cui è importante che i datori di lavoro, che impiegano soggetti titolare di visto H1B e L-1, documentino adeguatamente eventuali cessazioni di rapporto di lavoro. In ogni caso, i datori di lavoro non sono tenuti, per legge, a rintracciare i loro ex dipendenti qualora la cessazione del rapporto sia avvenuta in maniera legittima.
Se l’azienda impiega lavoratori H1B, il funzionario può anche richiedere di esaminare la relativa documentazione disponibile al pubblico. Sebbene il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL) abbia la responsabilità primaria di garantire che questa documentazione sia conservata correttamente, anche l’USCIS ha il diritto di ispezionarla, in quanto trattasi di documenti pubblici.

Il lavoratore titolare del visto H1B o L-1 sarà interrogato

Il funzionario governativo potrebbe decidere di parlare con il lavoratore titolare del visto H1B o L-1, al quale sarà chiesto di esibire un documento di identità valido. Lo scopo del colloquio è quello di stabilire se l’assunzione del titolare del visto risulta in linea con i termini e le condizioni indicate nella richiesta di visto. Il titolare del visto dovrà illustrare con cognizione di causa la propria posizione e il proprio impiego all’interno dell’azienda. Per i titolari di visto H1B, in particolare, il colloquio potrebbe anche riguardare la formazione scolastica del cittadino straniero. L’ufficiale dell’immigrazione potrebbe anche decidere di verificare i pagamenti effettuati dal dipendente correlati alla presentazione della richiesta di visto.

Nel corso dell’indagine, l’ufficiale dell’immigrazione si preoccuperà di verificare se il dipendente riceva lo stipendio concordato e se svolga le mansioni lavorative indicate nella richiesta di visto. Al termine della relazione redatta dall’ufficiale dell’immigrazione, verrà formulata una valutazione sull’eventuale necessità di svolgere ulteriori indagini. Tale necessità dovrà essere motivata nella relazione.

Conclusione

I datori di lavoro dovrebbero anticipare e prepararsi ad eventuali ispezioni sul posto di lavoro prima dell’arrivo dei funzionari FDNS, adottando adeguate politiche e protocolli. I dipendenti potenzialmente coinvolti dovrebbero essere messi a conoscenza di tali programmi in anticipo. Vale la pena sottolineare come le ispezioni amministrative sui luoghi di lavoro siano generalmente casuali.
Non sono, quindi, necessariamente indice di comportamenti illeciti da parte dell’azienda coinvolta.