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Per oltre un secolo, le assemblee generali sono state un momento centrale nella vita societaria. Gli azionisti si riunivano di persona per esercitare i propri diritti, approvare il bilancio, votare gli amministratori e discutere le decisioni strategiche. L’assemblea rappresentava sia un obbligo legale sia un simbolo di responsabilità e trasparenza, offrendo al management l’opportunità di presentare le proprie scelte ai proprietari della società.
Negli ultimi anni, questo modello tradizionale è cambiato profondamente. Digitalizzazione, innovazione tecnologica e la pandemia hanno accelerato una tendenza già in atto. Sempre più società stanno spostando le assemblee dal formato fisico alle piattaforme digitali. In sintesi, si sta passando dal boardroom al browser.
Questa trasformazione coinvolge non solo l’aspetto tecnico delle assemblee, ma anche il dialogo tra società e azionisti e il funzionamento della governance societaria.
Tradizionalmente, le assemblee generali si svolgevano in presenza. Gli azionisti ricevevano una convocazione ufficiale con l’ordine del giorno e partecipavano di persona. Durante l’assemblea ascoltavano la relazione degli amministratori, ponevano domande, intervenivano nel dibattito e votavano sulle deliberazioni. Questo modello garantiva un confronto diretto tra azionisti e management, rafforzando la trasparenza e la partecipazione.
La convocazione dell’assemblea rappresenta uno degli aspetti più delicati dell’intero processo, poiché da essa dipende la validità delle decisioni adottate. In generale, la legge e lo statuto della società stabiliscono con precisione le modalità e i termini con cui gli azionisti devono essere informati in merito alla riunione. Nelle società di diritto inglese, ad esempio, la convocazione dell’assemblea generale annuale deve avvenire con un preavviso di almeno ventuno giorni. Questo periodo è considerato il tempo minimo necessario affinché gli azionisti possano esaminare la documentazione allegata, valutare le proposte del consiglio di amministrazione e decidere come esercitare il proprio diritto di voto.
Il termine di preavviso decorre dal momento in cui la comunicazione è considerata ricevuta dagli azionisti. La convocazione può avvenire tramite posta, posta elettronica o pubblicazione sul sito internet della società, se gli azionisti hanno accettato tale modalità di comunicazione. Il documento di convocazione deve contenere informazioni precise, tra cui la data, l’ora e il luogo della riunione, l’elenco delle delibere proposte e le modalità di partecipazione e di votazione degli azionisti.
Oltre all’avviso di convocazione, gli azionisti ricevono generalmente una serie di documenti preparatori. Tra questi vi sono il bilancio annuale, la relazione degli amministratori, la relazione dei revisori e ogni altra informazione necessaria a consentire ai soci di esprimere un voto informato. Nel caso delle società quotate, questa documentazione può essere particolarmente ampia e includere relazioni sulla remunerazione degli amministratori, sulle politiche di sostenibilità e altre informazioni rilevanti per gli investitori.
Gli azionisti che non possono partecipare personalmente all’assemblea hanno inoltre la possibilità di nominare un rappresentante, noto come proxy, che voterà per loro. La nomina del rappresentante deve essere effettuata tramite un apposito modulo di delega, inviato insieme alla convocazione dell’assemblea. Questo strumento consente anche agli azionisti che non sono presenti fisicamente di esercitare i propri diritti di voto.
Una volta giunti al luogo della riunione, gli azionisti devono registrarsi per verificare la propria identità e il numero di azioni detenute, che determina il peso del voto. Durante l’assemblea il presidente guida i lavori, presenta le diverse risoluzioni e gestisce gli interventi degli azionisti. Le votazioni possono avvenire per alzata di mano o tramite una votazione formale basata sul numero di azioni detenute, il che garantisce una rappresentazione più precisa della volontà degli azionisti.
Il modello tradizionale, basato sulla presenza fisica e su procedure formalizzate, è stato a lungo lo standard della governance societaria, ma presenta diversi limiti. Organizzare un’assemblea fisica comporta costi elevati, soprattutto per le società con numerosi azionisti. La logistica, la sicurezza, la gestione delle registrazioni e la preparazione degli spazi sono attività complesse e onerose. Inoltre, la partecipazione effettiva è spesso inferiore al numero totale dei soci, poiché molti investitori, in particolare quelli esteri o piccoli azionisti, non partecipano per ragioni di costo e di tempo.
La tecnologia offre nuove soluzioni per superare queste difficoltà. Oggi, le piattaforme digitali consentono agli azionisti di seguire l’assemblea in streaming, votare elettronicamente e porre domande al management senza essere presenti fisicamente. Questo ha favorito la diffusione di assemblee che combinano la presenza fisica con la partecipazione online, oppure si svolgono interamente in formato digitale.
Le assemblee che uniscono presenza fisica e partecipazione a distanza consentono agli azionisti di scegliere se partecipare di persona o online. Questo modello preserva il valore dell’incontro fisico e amplia la partecipazione. Molte società lo considerano la soluzione più equilibrata, poiché mantiene il confronto diretto senza escludere chi non può essere presente.
Le assemblee interamente digitali rappresentano un cambiamento più radicale. In questo caso, non esiste un luogo fisico di riunione: tutto si svolge tramite una piattaforma digitale che consente di seguire la presentazione del management, votare le delibere e inviare domande online. Questo modello si è diffuso soprattutto durante la pandemia, quando le restrizioni sanitarie impedivano le riunioni in presenza.
Le assemblee digitali offrono diversi vantaggi, tra cui una maggiore accessibilità. Gli azionisti possono partecipare da qualsiasi luogo, senza sostenere costi di viaggio né organizzare spostamenti. Questo può aumentare la partecipazione e rendere le assemblee più inclusive, soprattutto per gli investitori internazionali.
Inoltre, consentono una significativa riduzione dei costi organizzativi. Le società possono evitare molte spese legate alla logistica degli eventi fisici e gestire l’intero processo in modo più efficiente. Le piattaforme digitali consentono di registrare automaticamente la partecipazione degli azionisti, di conteggiare i voti in tempo reale e di archiviare tutte le informazioni relative alla riunione.
Un ulteriore vantaggio è la maggiore trasparenza e tracciabilità. Le assemblee online possono essere registrate e rese disponibili agli assenti, consentendo a più azionisti di informarsi e rafforzando la responsabilità del management.
Nonostante questi benefici, il passaggio alle assemblee digitali solleva alcune preoccupazioni, in particolare sulla qualità del dialogo tra azionisti e management. Nelle assemblee tradizionali, gli azionisti intervengono direttamente e pongono domande spontanee. Online, invece, le domande sono spesso inviate tramite sistemi informatici e talvolta filtrate prima di essere presentate al management, con il rischio che alcune questioni critiche abbiano meno visibilità.
La sicurezza informatica è un altro aspetto da considerare. Le assemblee digitali devono garantire la partecipazione e il diritto di voto solo agli azionisti autorizzati, assicurando l’identificazione corretta, la protezione dei dati e l’integrità del voto. Problemi tecnici o attacchi possono compromettere la validità delle decisioni. Alcuni investitori potrebbero incontrare difficoltà nell’uso delle piattaforme digitali, soprattutto se non sono previste procedure chiare per l’assistenza e il supporto.
Dal punto di vista giuridico, il passaggio alle assemblee digitali richiede un’attenta valutazione delle norme applicabili. In molte giurisdizioni è necessario che lo statuto della società preveda espressamente la possibilità di tenere assemblee in modalità virtuale o con partecipazione a distanza. Inoltre, devono essere definite regole precise per l’identificazione degli azionisti, la gestione delle deleghe di voto e la registrazione delle delibere.
Le autorità di regolamentazione stanno progressivamente aggiornando le normative per adattarle a questo nuovo contesto. L’obiettivo è consentire alle società di sfruttare i vantaggi della tecnologia senza compromettere i principi fondamentali della governance societaria, tra cui la trasparenza, la tutela dei diritti degli azionisti e la correttezza del processo decisionale.
Per le società, prepararsi al futuro delle assemblee richiede un approccio strategico. Non basta adottare una piattaforma digitale: è necessario ripensare l’intero processo di relazione con gli azionisti e garantire che le assemblee online offrano le stesse opportunità di partecipazione e di dialogo delle riunioni fisiche.
Questo richiede investimenti in tecnologia, in sicurezza informatica e nella comunicazione con gli azionisti. Le società devono garantire che le piattaforme siano affidabili, intuitive e trasparenti nella gestione delle votazioni e degli interventi. È inoltre fondamentale fornire istruzioni chiare e supporto tecnico, così da consentire a tutti gli azionisti di partecipare senza difficoltà.
Guardando al futuro, è probabile che il modello più diffuso diventi quello delle assemblee che coniugano la presenza fisica con la partecipazione online. Questa soluzione mantiene il valore del confronto diretto tra azionisti e management e amplia le possibilità di accesso e di partecipazione.
Il passaggio dal boardroom al browser rappresenta una trasformazione significativa per le società. Non si tratta solo di un cambiamento tecnologico, ma anche di una nuova fase nell’evoluzione della governance societaria. Le assemblee del futuro saranno probabilmente più accessibili, efficienti e digitali, ma dovranno continuare a rispettare i principi fondamentali che regolano il rapporto tra azionisti e management. Questo equilibrio tra innovazione tecnologica e tutela dei diritti degli azionisti si rivelerà importante per il futuro della corporate governance.
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