Da circa tre mesi sono in vigore le nuove disposizioni di Companies House sulla verifica dell’identità degli amministratori e dei titolari effettivi.
Il codice personale, composto da undici caratteri alfanumerici, viene assegnato al termine della verifica dell’identità presso il registro delle imprese.
Il codice è strettamente personale e identifica l’individuo in tutti gli incarichi ricoperti presso una o più società.
L’obbligo di verifica dell’identità per amministratori e titolari effettivi deriva dall’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023.
La normativa rafforza le misure contro le frodi, riduce il rischio di identità false e impedisce la nomina di amministratori senza il loro consenso. Migliora inoltre l’affidabilità e l’accuratezza delle informazioni nel registro di Companies House, assicurando che gli amministratori e i titolari effettivi corrispondano alle persone dichiarate.
Per ottenere il codice personale, occorre completare la procedura di autenticazione dell’identità prevista da Companies House, scegliendo tra due modalità principali.
La prima modalità prevede l’uso del portale GOV.UK: si crea un account presso Companies House, si risponde alle domande di sicurezza e si conferma l’identità tramite un’app dedicata o presso un ufficio postale. Al termine, il codice personale sarà disponibile nell’account.
In alternativa, è possibile rivolgersi a un fornitore di servizi aziendali accreditato, che verifica i documenti identificativi di persona o tramite strumenti elettronici. Il codice personale viene quindi inviato all’indirizzo e-mail fornito al fornitore.
Il codice personale deve essere fornito ogni volta che un amministratore presenta una dichiarazione di conferma, assume la carica o diventa un soggetto con controllo significativo (PSC).
Il codice deve essere comunicato a chi effettua i depositi obbligatori a nome della società.
Una volta verificata l’identità di un individuo, Companies House aggiorna il registro pubblico.
Gli amministratori devono inserire il codice nella prossima dichiarazione di conferma. I PSC devono trasmetterlo entro 14 giorni dalla conferma. A partire dal 18 novembre 2025, il codice personale dovrà essere fornito al momento della registrazione del nominativo del direttore. I nuovi PSC dovranno inviare il codice entro 14 giorni dalla registrazione. Tutte le società costituite dopo tale data dovranno fornire i codici personali di tutti gli amministratori già all’atto della costituzione.
In caso di smarrimento, è possibile richiedere un nuovo codice tramite una nuova verifica o contattando Companies House per la sostituzione. Il nuovo codice non deve coincidere con quelli già registrati.
La mancata verifica dell’identità comporta sanzioni penali e pecuniarie, impedimenti alle nuove nomine in qualità di amministratore e il rischio di cancellazione della società dal registro pubblico.
