Ogni societa’ e’ tenuta a conservare determinati registri, libri e documenti, che devono essere messi a disposizione dei propri soci e, in alcuni casi, anche del pubblico, per ispezioni.
Tali registri sono conservati presso la sede legale della societa’ o in un altro luogo nel territorio dello stato – ad esempio, la sede principale dell’attività societaria.
I seguenti registri devono essere conservati da ogni società:
- registro dei soci;
- registro degli Amministratori e dei Segretari;
- registro delle partecipazioni degli Amministratori e dei Segretari relativamente alle azioni della società o delle società del gruppo;
- Registro dei beneficiari effettivi;
- Registro degli interessi degli amministratori in transazioni e contratti con la società;
- Registro degli obbligazionisti (solo per le societa’ pubbliche – PLC);
- Registro delle acquisizioni individuali e di gruppo (solo per le PLC);
- Registri contabili; e
- Libri dei verbali delle assemblee dei soci e delle delibere in forma scritta dei soci, nonché’ i verbali delle riunioni degli amministratori e di eventuali comitati.
Inoltre, numerose società dispongono di registri supplementari che, sebbene non richiesti dalla legge, sono molto utili per assistere gli amministratori nella gestione delle società.
La corretta conservazione dei registri statutari e dei libri dei verbali è un obbligo imprescindibile per qualsiasi societa’. Tale obbligo diventa particolarmente rilevante quando una societa’ viene venduta. Infatti, i registri vengono richiesti dai potenziali acquirenti per condurre i controlli di due diligence. Se vi è una lacuna nella conservazione dei registri, il potenziale acquirente non potrà verificare che la societa’ abbia rispettato i propri obblighi e richiederà alla societa’ e ai suoi proprietari di rettificare qualsiasi errore a proprie spese.
I registri sono disponibili per l’ispezione da parte di qualsiasi membro della societa’ a titolo gratuito. Ogni altro soggetto può, altresì, prendere visione del registro dei soci, di quello degli amministratori e dei segretari e del registro degli interessi dichiarabili e richiederne copia a suo spese.
I libri dei verbali delle assemblee dei soci ed eventuali delibere scritte possono essere ispezionati dai soci della società, dalla Corporate Enforcement Agency e dai revisori contabili della societa’.
I verbali delle riunioni degli amministratori e dei comitati e le delibere scritte degli amministratori sono consultabili da parte degli amministratori, della Corporate Enforcement Agency e dei revisori contabili.
La mancata conservazione dei registri e dei libri sociali, nonché dei libri dei verbali, costituisce reato.
