Fino al 31 agosto 2021 sarà ancora possibile eseguire i controlli sui lavoratori chiedendo loro copia dei documenti necessari che saranno poi verificati nel corso di una videochiamata con il datore di lavoro.
Quest’ultimo, quindi, dovrà mettere a confronto il documento scannerizzato con quello mostrato dal lavoratore.
Queste previsioni sono state introdotte a marzo 2020 quando erano in vigore delle significative restrizioni a causa della diffusione del Covid-19. Inizialmente, avrebbero dovuto trovare applicazione solo fino al 20 giugno 2021, poi sono state estese fino al 31 agosto 2021.
Dopo questa data i datori di lavoro che scelgono di effettuare il controllo cartaceo dovranno avere la materiale disponibilità dei documenti in originale. Se l’immigration status può essere verificato attraverso il sito Home Office right to work checking service i datori di lavoro possono farlo durante una videochiamata, sempre che il lavoratore presti il consenso.
Dunque, dal 1° settembre 2021 i datori di lavoro dovranno:
- essere in possesso dei documenti in originale del lavoratore (non saranno più accettate copie); ed effettuare il controllo alla presenza del lavoratore. Il lavoratore potrà essere fisicamente presente nello stesso luogo del datore di lavoro, oppure essere collegato in videochiamata l’importante è che i documenti in originale siano in possesso del datore di lavoro, oppure;
- utilizzare il servizio online Home Office right to work checking service.
Il datore di lavoro deve assicurarsi che chi all’interno dell’azienda è tenuto ad eseguire materialmente tali controlli sia adeguatamente formato sulle nuove modalità. È, dunque, di fondamentale importanza aggiornare le procedure di controllo sul diritto al lavoro dei dipendenti.
Allo stesso modo importante è considerare gli obblighi di protezione dei dati personali relativi alla gestione dei documenti e dei processi, assicurandosi che la ricezione e l’impiego, nonché la restituzione dei documenti avvenga in sicurezza.
I datori di lavoro devono prevedere e assicurare un arco temporale entro il quale il controllo sarà eseguito e i documenti restituiti.
Infine, come chiarito anche da Home Office non è previsto un controllo retrospettivo sui lavoratori il cui diritto al lavoro sia stato controllato tra il 20 marzo 2020 e il 31 agosto 2021 (incluso). Inizialmente, Home Office aveva previsto che nel caso di controllo eseguito su documenti scannerizzati il datore di lavoro sarebbe stato tenuto a rifarli su quelli in originale.
Ad oggi però non è richiesto quest’ulteriore adempimento.
