Regno Unito: firma elettronica, nuova normalità

Nell’autunno del 2019 la Law Commission ha pubblicato un rapporto sulle firme digitali, precisando che:

• I contratti e i documenti possono essere firmati elettronicamente laddove vi sia la volontà dei firmatari di autenticare i documenti e siano rispettate tutte le formalità previste;
• Anche per la firma elettronica è possibile la presenza di un testimone, ma questo deve essere fisicamente presente;
• La firma elettronica puo’ soddisfare tutti i requisiti previsti per la firma autografa.

Le misure di contrasto alla diffusione del Covid-19, hanno dato un grande impulso alla diffusione e all’utilizzo della firma elettronica, ancora non molto utilizzata dai vecchi amanti dell’inchiostro.

Alla luce del frequente uso degli ultimi tempi, è opportuno capire quali sono i vantaggi e i limiti derivanti dall’utilizzo della firma elettronica.

La prima domanda che ci si pone è se questa puo’ essere utilizzata per tutte le fattispecie contrattuali. La risposta è no. Ci sono circostanze, infatti, in cui la firma autografa non puo’ essere sostituita da quella elettronica: si pensi ai documenti che devono essere registrati presso il Land Registry o documenti che coinvolgono enti esteri.

A tal proposito ci si chiede se le societa’ estere possono firmare elettronicamente contratti disciplinati dal diritto inglese. In questo caso non sussistono obblighi o divieti ma è consigliabile effettuare i dovuti controlli senza sottovalutare alcun aspetto.

È bene ricordare che le parti devono, preventivamente, concordare l’uso della firma elettronica. E’, inoltre, possibile che si utilizzino due metodi diversi, la firma elettronica una parte e quella autografa l’altra, purché cio’ venga concordato e avvenga nel rispetto dei principi applicabili.

Quanto alla presenza di testimoni alla firma, questi devono essere fisicamente presenti: se alla firma del documento deve essere presente un testimone, questi deve essere presente di persona nel momento in cui il firmatario firma il contratto.

Merita particolare attenzione l’ipotesi della firma elettronica per i building contracts (contratti di costruzione) che includendo tutti i documenti tecnici, risultano difficili da inviare a causa delle dimensioni.

Si comprende la ragione per la quale, prima del lockdown, per questa fattispecie contrattuale l’utilizzo della firma elettronico era escluso. Una soluzione possibile sarebbe l’utilizzo del processo “virtuale” cosi come descritto del caso Mercury, secondo cui la versione finale di un contratto puo’ essere inviata per email. Per documenti di grandi dimensioni, si potrebbe ricorrere all’uso di un link o un allegato in PDF. Il problema però, è che molti link sono preimpostati e soggetti a scadenza dopo un limite di tempo. Un’alternativa sarebbe, dunque, l’utilizzo di piattaforme predisposte alla firma elettronica dei contratti.