Il Confirmation Statement costituisce la dichiarazione che Companies House invia per verificare i dati di una società e rappresenta uno degli atti fondamentali al momento della costituzione di una nuova società; una volta registrati i dati, tutte le informazioni vengono pubblicate nel registro pubblico.
Il documento in esame può essere autorizzato e compilato da un amministratore, da un segretario, da un membro delle LLP o LLPs. Esso sostituisce il precedente modello che prendeva il nome di Annual Return. Il Confirmation Statement deve essere compilato dalla Companies House almeno ogni 12 mesi e può avvenire sia in forma cartacea che online. Per le nuove societá, il periodo di revisione inizia dalla data di incorporazione. È bene sottolineare che diversi sono i vantaggi derivanti dalla compilazione online: il modello cartaceo consiste in due parti, ciascuna di 28 pagine. Inoltre, il costo è di 40 Sterline contro le 13 Sterline richieste per la compilazione online. Durante la compilazione del modulo, le società sono tenute a controllare le informazioni registrate presso la Companies House e ad aggiornare tutti i dati necessari. Le informazioni da controllare riguardano:
-ubicazione dei registri legali della società;
-principali attività;
– il nominativo di tutti gli azionisti;
– le azioni possedute da ciascun azionista;
– dichiarazione del capitale;
– status delle azioni;
– amministratori e segretari.
Omettere di compilare il confirmation statement costituisce un reato penale e comporta la responsabilità personale degli amministratori.
Quando si compila il documento in esame, le informazioni della società si riferiscono ad una data specifica. Questa data differisce dalla data di deposito effettiva del CS01, di conseguenza un errore comune nel deposito è l’aggiunta di informazioni sulla società nel periodo intercorrente tra la data in cui esse sono fornite e quella del deposito. Altri errori comuni riguardano il mancato aggiornamento della circolazione di azioni, la variazione del capitale azionario e la designazione delle classi.
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